Правила заполнения трудовых книжек

Содержание

Правила ведения и заполнения трудовых книжек

Правила заполнения трудовых книжек

Трудовая книжка – это кадровый документ, в который вносится информация о том сколько, где и на какой должности трудился гражданин. Сегодня наиболее важным являются трудовые договоры и соглашения, которые заключаются между сотрудником и руководителем организации, однако внесение данных об устройстве на работу и увольнении в трудовую книжку до сих пор является обязательным.

Вписывать сведенья в трудовую книжку и вносить корректировки в записи могут только должностные лица, в чьи полномочия входит работа с документами сотрудников.

Это руководители предприятий и организаций, сотрудники отдела кадров и бухгалтерии. Внесение изменений в документ производится согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек.

Сегодня мы подробно расскажем о том, как правильно оформляется этот документ и какие существуют нормы его ведения и хранения.

Закон

Правила, согласно которым в трудовую книжку сотрудника вносятся изменения, регламентируются несколькими документами:

  • Трудовой кодекс РФ – здесь чётко прописано, как работодатель должен вести и хранить документацию, касающуюся сотрудников. Речь здесь идёт обо всех персональных данных, кроме того ТК РФ даёт чёткое определение всех документов связанных с трудоустройством, в том числе трудовой книжки;
  • Постановление «О трудовых книжках» №225 – здесь подробно расписано, как должен выглядеть бланк трудовой книжки, вкладыш, какие должны соблюдаться нормы хранения документа и внесения в него записей;
  • Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению трудовой книжки» №69 – наиболее полно отображает алгоритм заполнения всего документа, а так же содержит обязательные к соблюдению рекомендации по исправлению ошибок.
  • КоАП РФ – регламентирует ответственность, которая ложится на сотрудников за несоблюдение правил предусмотренных законом, для обращения с трудовыми книжками.

Сейчас мы более подробно рассмотрим, какие рекомендации содержат эти документы, касательно трудовой книжки, то, как должны вестись записи, и обязательные к соблюдению нормы, которые раскрываются в приведённых выше документах.

Нормы

Согласно правилам ведения и хранения трудовой книжки, вносимые в данный документ записи должны вноситься в бланк шариковой, перьевой или ручкой-роллером. Цвет чернил должен быть чёрным, синим или фиолетовым. Чернила должны быть стойкими к влажности и свету.

Все сведения, указываемые в документе, должны вноситься без сокращений на русском языке или на языке республики, официально установленном в данном регионе РФ.

Сроки заполнения

Согласно ТК РФ, трудовая книжка должна быть заполнена в течение пяти после начала трудовой деятельности и после выхода приказа о приёме на работу. Это касается основного места работы и в том случае, если речь не идёт о гражданско-правовом договоре или о работе на физическое лицо внесение записи в трудовую книжку не законно.

В документ не вносятся сведения о штрафных санкциях, и нарушениях. Запись в трудовой книжке о фактах нарушения может быть произведена, только в том случае, когда происходит увольнение по статье.

Сведения

Все сведения, вносимые в трудовую книжку, должны подкрепляться приказами и официальными документами. За каждой записью касающейся приёма на работу, увольнения, перевода должен стоять номер приказа, согласно которому производится действие относительно сотрудника.

В документ вносятся:

  • Сведения о работнике согласно паспорту РФ (единственная информация, вносимая в трудовую, которую не нужно подкреплять ссылкой на приказ);
  • Сведения о выполняемой деятельности;
  • Сведения о переводе;
  • Сведения о квалификации сотрудника;
  • Сведения о награждении;
  • Сведения об увольнении.

Титульный лист

Давайте подробно рассмотрим, какие данные вносятся в трудовую книжку при её заведении. Основным здесь является заполнение титульного листа документа, который является  персонализирующим аспектом содержания документа.

В титульник вносятся следующие сведенья:

  • ФИО работника. В случае изменения этих данных производится аккуратное зачёркивание старых, и дополнение актуальными сведеньями, со ссылкой на документ, на основе которого вносятся изменение. Документ о смене данных вписывается на внутреннюю часть обложки, ставится подпись внесшего изменение и печать организации;
  • Дата рождения;
  • Образование сотрудника. Сюда вписывается образование на основании документов, предоставляемых сотрудником. Если он проходит дополнительные курсы, по улучшению навыков, или получает дополнительное образование, то данные дополняются;
  • Специальность. В именительном падеже указывается специальность сотрудника, на основании документов об образовании.
  • Дата заполнения титульного листа;
  • Подпись, расшифровка подписи должностного лица;
  • Печать организации.

Сведения о трудоустройстве

При внесении сведений о приёме на работу стоит соблюдать следующие правила. Если будет допущена ошибка, при оформлении данных записей, то за нею должна последовать запись о том, что предыдущая запись является не действительной, затем вносится правильная запись. Все 3 записи нумеруются в таких случаях отдельно.

Сведения о приёме сотрудника на работу должны быть внесены в раздел «Сведения о работе», согласно следующему порядку:

  • В 1 графе указывается порядковый номер записи;
  • Во 2, дата зачисления работника в организацию;
  • В 3 графе пишется следующее – «Принят/Принята в отдел (указывается название) на должность (указывается должность)»;
  • В 4 графе указывается номер и дата документа, на основании которого сотрудник принят на работу.
  • В 3 графе так же указывается название организации, её реквизиты, ставится печать.

Совместительство

Согласно ТК РФ, запись о работе по совместительству – не является обязательной, однако для удобства подсчёта стажа по трудовой книжке, сотрудник вправе обратиться по месту основной трудовой занятости, с заявлением о внесении дополнительной информации. Сотруднику необходимо будет предоставить заверенную руководителем копию трудового договора и заявление на внесение изменений. Уполномоченный сотрудник должен внести сведения о приёме на работу в трудовую книжку работника.

Перевод

Случается такое, что сотрудник переходит из одного отдела в другой, внутри организации. Для этого предусмотрен следующий алгоритм внесения изменений в трудовую книжку:

  • 1 графа – номер записи;
  • 2 графа – дата зачисления на новую должность;
  • В 3 графе – «Переведён/Переведена в отдел Х на должность Х»;
  • В 4 графе – номер и дату документа о переводе.

Увольнение

В случае увольнения, в трудовую книжку должно быть вписано следующее:

  • 1 графа – номер записи;
  • 2 графа – дата;
  • В 3 графе указывается следующее – «Уволен по (здесь причина увольнения, если это нарушение, то вносится информация о статье ТК, на основании которой производится увольнение)»;
  • 4 графа – номер дата документа об увольнении;
  • Запись подкрепляется печатью и подписью должностного лица и подписью сотрудника.

Если сотрудник не явился в организацию для получения трудовой книжки, то руководитель или уполномоченное лицо должны известить сотрудника о том, что документ нужно забрать, или же дать разрешение на отправку трудовой книжки почтой. После отправки уведомления, все полномочия по хранению документа снимаются с организации.

Хранение

Трудовые книжки сотрудников должны храниться в специально отведённом месте не доступном неуполномоченным лицам. Обычно их хранят в сейфе или в закрывающемся на замок шкафу. Если трудовые книжки были испорчены в результате хранения, то организация может быть оштрафована.

Должна иметься специальная книга учёта трудовых книжек. Каждый сотрудник, зачисляемый в штат, или получающий на руки трудовую книжку, должен поставить в ней роспись. Книги учёта, в свою очередь являются важным документом. Они должны быть пронумерованы, прошиты и заверены в соответствии с общими правилами.

Сроки хранения и учёта трудовых книжек выглядят так:

  • Хранение невостребованных трудовых книжек – 75 лет;
  • Книга учёта движения трудовых книжек – 75 лет (содержит данные о хранении и выдаче книжек);
  • Приходно-расходная книга учёта бланков трудовых книжек – 5 лет.

Копии и дубликаты

Копии трудовых книжек порой требуются для подтверждения занятости. Не достаточным будет просто скопировать титульный лист и нужную информацию. Копия должна быть заверена руководителем организации или уполномоченным лицом. Такая копия действует в течение месяца с момента заверения.

Если вы не ведёте трудовую деятельность, и вам требуется предоставить копию трудовой книжки, то вам всё равно придётся заверить её. Для этого стоит обратиться в нотариальную контору, где вам могут заодно помочь с оформлением копии трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки выдаётся работодателем, по факту заявления об утере. В дубликате будет отражена общая информация о сроках работы в разных организациях, без указания должностей и наград.

Для восстановления информации от вас потребуются копии договоров о приёме на работу и прочих документов подтверждающих сроки ведения трудовой деятельности.

Если книжка утеряна работодателем, то все полномочия по сбору документации ложатся на него.

Источник: https://trudinsp.ru/pravila-vedeniya-i-zapolneniya-trudovyh-knizhek.html

Ведение трудовых книжек — Audit-it.ru

Правила заполнения трудовых книжек

Ирина Егорова, юрист

Журнал «Учет в бюджетных учреждениях»

Общие правила ведения трудовых книжек

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Заполнение трудовой книжки подчиняется жестким правилам. Ошибки в оформлении трудовой книжки могут привести к признанию записей недействительными.

Между тем иногда именно записи в трудовой книжке обеспечивают пенсионные права работников.

Правила ведения трудовых книжек, внесения изменений в трудовую книжку, оформления записей об увольнении в трудовой книжке, а также порядок выдачи трудовой книжки при увольнении уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

К оформлению трудовой книжки работодателю надо относиться со всей серьезностью. Ведь впоследствии это избавит учреждение от возможных судебных споров с работником. Порядок внесения записей в трудовую книжку определен:

Заполнение трудовой книжки

В страховой стаж включаются, в том числе, периоды работы или иной деятельности на территории РФ лиц, застрахованных в соответствии с законодательством об обязательном пенсионном страховании. Основание – пункт 2 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (утверждены постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555).

При этом в соответствии с пунктом 6 этих Правил основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, как раз и считается трудовая книжка. Если записи о работе внесены в трудовую книжку, это исключает споры работника с органами ПФР по поводу подсчета стажа (апелляционное определение Вологодского областного суда от 3 апреля 2013 г. № 33-1490/2013).

Бывает, что сотрудник был допущен к работе, выполнял свои обязанности, однако сведения об этом в трудовую книжку не занесены. Но если суд установит факт трудовых отношений, то этот период деятельности также будет засчитан в стаж работника ( апелляционное определение Курского областного суда от 26 марта 2013 г. № 33-451/2013).

Помните и о заполнении в трудовой книжке раздела «Сведения о награждении».

Так, гражданин обратился в собес с требованием присвоить ему звание «Ветеран труда», ссылаясь на то, что он имеет почетную грамоту «Победитель социалистического соревнования 1983–1984 годов», однако в звании ему было отказано.

Верховный суд Республики Мордовия в  апелляционном определении от 12 марта 2013 г. № 33-483/2013 установил: запись о награждении в трудовую книжку не вносилась, что и послужило одним из оснований для признания отказа обоснованным.

Изменения в трудовой книжке

Иногда нужно внести изменения в трудовую книжку – например, если работник меняет фамилию. О смене фамилии (имени, отчества) сотрудник сообщает работодателю.

Для этого он представляет в кадровую службу учреждения ряд документов: паспорт гражданина РФ, оформленный на новую фамилию (имя, отчество), свидетельство о смене фамилии (имени, отчества), а также свидетельство о регистрации брака или о его расторжении.

На основании таких документов соответствующие изменения вносятся в трудовую книжку сотрудника, его личную карточку, трудовой договор и др. Для того чтобы отдел кадров издал приказ о смене фамилии (имени, отчества), сотрудник подает соответствующее заявление в свободной форме и подписывается прежней фамилией.

К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих смену фамилии (имени, отчества). Форма приказа об изменении персональных данных работника, как и форма заявления, законодательством не утверждена.

Согласно пункту 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изменение персональных данных сотрудника производится работодателем по последнему месту работы. Изменение фамилии в трудовой книжке вносят на первую страницу (титульный лист). При этом одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию (имя, отчество) и вписывают новую (п. 2.

3 Инструкции по заполнению трудовых книжек). На внутреннюю сторону обложки трудовой книжки вносят пояснения. В них указывают документы (их названия, номера и даты), на основании которых сделаны изменения.

Например: «Фамилия Миронова изменена на фамилию Соколова на основании свидетельства о заключении брака серии I-БО № 157312 от 14 июня 2014 г. и паспорта серии 32 98 № 768234, выданного отделением по району Богородское ОУФМС России по городу Москве в ВАО 2 июля 2014 г.».

Такую запись обязательно надо заверить подписью работодателя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек. Также изменения в трудовой книжке заверяются печатью учреждения (его кадровой службы).

Если на титульном листе и внутренней стороне обложки трудовой книжки нет места для внесения изменений, то надо вшить в трудовую книжку вкладыш. Он оформляется в том же порядке, что и трудовая книжка, и без нее недействителен (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Оформление в трудовой книжке совместительства и совмещения профессий

Если сотрудник долго отсутствует и необходимо его замещение, то можно оформить внутреннее совместительство или совмещение профессий (должностей). И то, и другое можно сделать только на основании заявления работника. Записи в трудовой книжке при этом оформляются по-разному.

Запись о совмещении профессии (должности) в трудовую книжку работника не вносится. Это следует из положений Правил ведения и хранения трудовых книжек, и Инструкции по заполнению трудовых книжек.

С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору по основной работе.

На основании этого допсоглашения работодатель издает соответствующий приказ о совмещении профессии (должности), где указываются содержание и объем дополнительной работы, размер доплаты за нее и срок, на который установлена доплата.

Внутреннее совместительство не стоит путать с совмещением профессий (должностей). Согласно части 1 статьи 60.1 Трудового кодекса РФ, внутренним совместительством признается выполнение другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя. Такая работа выполняется в свободное от основной работы время.

В этом случае с работником заключается второй трудовой договор. Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку сотрудника по его желанию на основании документа, подтверждающего такую работу (ст. 66 Трудового кодекса РФ). В данном случае раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется в следующем порядке (п. 3.

1 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

  • графа 1 – порядковый номер записи;
  • графа 2 – дата приема на работу в качестве внутреннего совместителя;
  • графа 3 – запись о принятии (назначении) сотрудника в качестве совместителя в структурное подразделение учреждения (если в трудовом договоре указано конкретное структурное подразделение, то его также нужно внести в данную графу), также вносятся должность, специальность, профессия с указанием квалификации;
  • графа 4 – наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Трудовой договор прекращается в последний день работы работника, исключение составляют случаи, когда работник не работает, но за ним сохраняется место работы (должность). Выдача трудовой книжки работнику производится в день прекращения трудового договора.

Если работник не получает заработок в результате задержки выдачи трудовой книжки, то сумму возмещает бывший работодатель. Такой факт признается случаем незаконного лишения работника права трудиться, и работодатель привлекается к материальной ответственности ( ст. 234 Трудового кодекса РФ).

Днем увольнения (прекращения трудового договора) при этом считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку.

Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Если работник отсутствует на работе или отказывается получать трудовую книжку, то ему направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Ответственность работодателя за невыдачу трудовой книжки работнику снимается в случаях, если:

  • уведомление работнику отправлено;
  • последний день работы не совпадает с днем увольнения ( ст. 81 или ст. 83 Трудового кодекса РФ);
  • увольняется женщина, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью 2 статьи 261 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, чтобы избежать санкций, уведомление необходимо отправить ценным письмом с описью вложения. При этом нужно получить письменное согласие работника. После увольнения трудовая книжка выдается не позднее трех рабочих дней со дня письменного обращения работника (п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если работник отказывается лично получить трудовую книжку в установленный срок, работодатель оформляет акт об отказе.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте. При этом родственники обращаются в учреждение с письменным заявлением о выдаче (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Все записи, которые вносятся в трудовую книжку работодателем, заверяются подписями и печатью учреждения. Подпись может поставить как руководитель учреждения, так и кадровик. Это установлено пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Исключение составляют случаи, указанные в пункте 36 данных Правил.

Запись об увольнении в трудовой книжке

На практике некоторые уволенные работники оспаривают через суд формулировку записи об увольнении в трудовой книжке.

Если дело выиграно, то в соответствии с пунктом 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки.

В него переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением той, которая признана недействительной ( апелляционное определение Самарского областного суда от 19 ноября 2012 г. № 33-10574).

Согласно статье 394 Трудового кодекса РФ, суд принимает решение о выплате работнику среднего заработка за время вынужденного прогула, в случае если неправильная формулировка основания или причины увольнения в трудовой книжке препятствовали поступлению сотрудника на другую работу.

Однако если необоснованная запись об увольнении в трудовой книжке не могла помешать уволенному сотруднику устроиться на другую работу, получить с бывшего работодателя оплату за время вынужденного прогула ему не удастся (апелляционное определение Верховного суда Республики Дагестан от 9 апреля 2013 г.

№ 33-1003/13).

Записи в трудовой книжке и оформление пенсии

Случается, что при обращении в ПФР за пенсией только трудовая книжка и помогает ее получить. Так, Пенсионный фонд РФ отказался включить гражданке в страховой стаж периоды ее работы в организации из-за отсутствия сведений об этом в выписке из индивидуального лицевого счета. Отметим, что индивидуальные сведения в ПФР на гражданку работодатель не представлял.

Однако в постановлении Конституционного суда РФ от 10 июля 2007 г. № 9-П отмечено, что законодатель не установил достаточных гарантий для обеспечения прав застрахованных лиц, в случае если взносы за них страхователь не уплачивает или уплачивает не полностью.

В результате в страховой стаж граждан, надлежащим образом выполнявших работу по трудовому договору и в силу закона признанных застрахованными лицами, не засчитываются периоды работы, за которые страховые взносы начислялись, но не уплачивались.

Тем самым граждане безосновательно лишаются части своей трудовой пенсии, чем нарушаются их гарантируемые права. Конституционный суд РФ счел это незаконным.

Согласно его постановлению, до появления специального нормативного акта права застрахованных лиц, работавших по трудовому договору, на получение трудовой пенсии с учетом предшествовавшей ее назначению (перерасчету) трудовой деятельности при неуплате или ненадлежащей уплате их страхователями (работодателями) страховых взносов в ПФР обеспечивает государство.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/776711.html

Основные правила заполнения трудовых книжек

Правила заполнения трудовых книжек

На всех работников, которые официально оформлены, нужно заводить трудовые книжки. Правила по заполнению трудовых книжек должен знать каждый кадровик. При исполнении обязанностей по совместительству записи производятся только по желанию работника. Главные данные заполняются на основном месте работы.

В обязанности кадровика входит проверка трудовой книжки на подлинность. В случае обнаружения несоответствий необходимо завести новую книжку. Если какой-то раздел закончился, то нужно оформить дополнительный вкладыш. В раздел «Сведения о награждениях» запрещено вносить данные о работе.

Если предыдущая запись о приеме не закрыта, то вносить новую не разрешено. Сначала нужно юридически уволиться с прошлого места работы.

Правила: заполнение трудовых книжек

Перед заполнением данных о приеме необходимо убедиться, что личная информация работника вписана без ошибок. Проверить это можно по паспорту работника или другим удостоверениям личности. В случае ошибок запись в такую книжку производиться не может. Также она недействительна без печати и подписи.

Общая информация

Все даты, которые проставляются в трудовых книжках, должны быть выполнены арабскими цифрами. Год обязательно должен состоять из четырехзначного числа, месяц обозначается тоже числом.

  1. Записи нужно делать очень аккуратно, ручкой с пером или гелевой, чернилами, шариковой пастой черного, фиолетового или синего цветов. Не допускаются сокращения.
  2. Зачеркивания и исправления неточных или ошибочных сведений запрещены.

Исправления производятся таким образом: пишется следующие номер и дата. В третьей графе указывается, что запись под таким-то номером недействительна. После этого делается правильная запись с указанием приказа, который дает основания производить исправления.

Если запись по каким-то причинам признана недействительной, то исправления происходят по тому же принципу.

Записи будут выглядеть приблизительно так в зависимости от ошибки: «Запись под таким-то номером недействительна, восстановлен на работе» или «Запись под порядковым номером таким-то недействительна, уволен по следующей причине». В четвертой графе указываются документы, по которым выполняется правильное редактирование.

Если работник требует, то ему должен быть предоставлен дубликат, в который не внесена недействительная запись. При этом обязательно в верхнем правом углу главной страницы пишется слово «Дубликат». На титульной странице старой трудовой книжки помечается, что выдан дубликат, и его серия и номер.

Правила заполнения данных о работнике

Сведения о работнике заполняются соответственно Правилам по ведению книжек. Данные указываются на первой странице и имеют следующую форму:

  1. Фамилия работника, его имя и отчество не сокращаются, обязательно нужно указывать их полностью. Дата рождения тоже не должна быть сокращенной. Все личные данные заполняются на основании паспорта работника.
  2. Запись об образовании работника заполняется исключительно при наличии документов, его подтверждающих: диплом, удостоверение или аттестат.
  3. Если есть правильно заверенные документы о незаконченном образовании, то на их основании можно сделать запись.
  4. Специальность и профессия заполняются только так, как указано в документе. Это относится и к курсам повышения квалификации.

После заполнения работник должен перечитать все данные, исключить наличие ошибок и поставить свою подпись, таким образом заверяя достоверность информации. Также первую страницу должно подписать лицо, уполномоченное вносить данные, которое несет ответственность за ведение книжки работника. Потом ставится печать организации, где была впервые заполнена трудовая.

Все изменения, касающиеся фамилии, инициалов и даты рождения, производятся исключительно на основании паспорта или других документов, где подтверждаются новые данные. Нужно указать номер и дату этих документов.

Вся информация вносится на главный лист трудовой книжки. Прежние данные нужно зачеркнуть одной чертой и записать новые. На обратной стороне проставляются регистрационные данные нового документа и заверяются подписью работника и печатью организации.

Все дополнения и изменения, которые делаются на первой странице, могут осуществляться только при наличии уже имеющихся записей, или происходит заполнение строк без зачеркивания ранее сделанных записей.

Правила ведения записей в трудовой книжке имеют немаловажное значение, так как это документ, который необходим работнику в течение всей жизни.

Правила заполнения данных о работе

В разделе «Сведения о работе», графа номер 3, в качестве заголовка указывается полное название организации, а также его аббревиатура. После этого в следующей строке в первой графе указывается номер записи, а во втором столбике – дата приема на работу.

В третьей графе производится запись о принятии на работу, указываются структурное подразделение с точным наименованием и полное название должности. В четвертую графу вписывается документ, который является основанием для приема на работу. Обязательно нужно указать дату и номер этого документа. Эти данные должны строго соответствовать штатному расписанию организации.

Все изменения, которые вносятся в штатную сетку, должны доноситься к сведению работника и отражаться в его трудовой книжке. По аналогии указываются приказ или распоряжение, которые аргументируют эти изменения. Дополнения, касающиеся повышения разряда или категории, тоже обязательно отображаются в трудовой книжке.

Если человек выполнял обязанности по совместительству, то по его желанию может быть произведена запись по основному месту работы. Для этого он должен представить документ, который подтверждает эту деятельность.

В первой графе раздела «Сведения о работе» указывается порядковый номер, во второй графе – дата приема на работу в роли совместителя.

В третьем столбике делается запись о назначении работника совместителем, указываются название структурной единицы, название должности или профессии, квалификация.

В четвертой графе отмечаются название, номер и дата документа, на основании которого совместитель выполнял свои обязанности.

Если происходит изменение в названии организации, то это отображается в трудовой книжке в таком виде: «Организация такая-то переименована в такую-то с такого-то числа». В четвертом столбце указываются номер и дата документа, подтверждающего это.

В случае, если лица отбывали наказание в виде исправительных работ, то запись о том, что время этих работ не включается в общий трудовой стаж, делается так: в разделе «Сведения о работе» в первом столбце ставится порядковый номер, во второй графе указывается дата.

В третьем столбце делается запись «Время работы с даты такой-то по дату такую-то не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». Дата указывается арабскими цифрами полностью.

В четвертом столбце вписывается документ, который подтверждает данное действие, а также его номер и дата.

Если необходимо восстановить трудовой стаж, то запись выглядит так: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такой-то даты». Дата указывается цифрами, без сокращений. В четвертом столбце по аналогии указываются дата и номер соответственного документа.

Заполнение данных о награждении

Если работник был награжден, то эти данные должны быть внесены в трудовую книжку. В разделе «Сведения о работе», в третьей графе, нужно указать полное название организации.

В первом столбце ставится порядковый номер, во втором столбце дата награждения. В третьем – подробно указывается, кем награжден работник, за что и какой наградой.

В четвертой графе записывается документ, который подтверждает награждение, его номер и дата.

Заполнение данных об увольнении

  • Запись об увольнении в книжке нужно сделать следующим образом. В первом столбце проставить порядковый номер, во втором – дату расторжения трудового договора. В третьей графе делается запись о расторжении трудового договора с указанием причины.

    В четвертом столбце указывается наименование документа, являющегося основанием, его номер и дата.

Датой расторжения трудового договора является последний рабочий день.

В случаях, если законом или дополнительным соглашением предусмотрено иное, то это тоже отображается в трудовой книжке.

  • Если трудовой договор разрывается согласно основаниям, которые предусмотрены в Трудовом кодексе Российской Федерации, то в трудовой книжке отмечается соответствующий пункт статьи.

Если инициатором расторжения трудового договора является работодатель, то все причины должны быть описаны в трудовой книжке, и обязательно нужно указать ссылки на закон.

Если увольнение и прекращение трудового договора осуществляется по причинам, не зависящим от сторон, то запись в трудовой книжке обязательно должна иметь соответствующее законодательное подтверждение в виде ссылки на статью закона.

Если для расторжения трудового договора были дополнительные основания, которые предусмотрены законодательством, то эти записи тоже отображают в трудовой книжке.

Если инициатором увольнения был работник, то запись будет иметь приблизительно такой вид: «Уволен по собственному желанию в связи с такой-то причиной». Обязательно нужно указать ссылку на закон.

Нюансы заполнения данных о расторжении трудового договора или приеме на работу в связи с переводом

  • При расторжении трудового договора с работником в связи с тем, что его переводят на другую постоянную должность, в разделе «Сведения о работе» в третьем столбце нужно указать, в каком порядке осуществляется перевод, и с его ли согласия.

  • При увольнении по той причине, когда работник переходит на выборную работу, к другому работодателю или в другую организацию, в трудовой книжке запись будет выглядеть примерно таким образом: «Уволен в связи с переходом на выборную работу на такую-то должность в такую-то организацию». Также необходимо указать ссылку на закон.

На новом месте работы делается запись о приеме с наименованием выборного органа, его аббревиатуры. В третьем столбце указывается, на какую должность принят работник. В четвертой графе записываются дата и номер принятия соответственного решения выборного органа.

Основные правила заполнения дубликата документа

  • Правила заполнения дубликата прописаны в Инструкции, разделы 1-6.

  • Если до данного места работы человек уже работал в других организациях, то при заполнении дубликата в разделе «Сведения о работе» в третьем столбце в первую очередь нужно сделать запись об общем стаже.

    Это должно быть подтверждено соответствующими документами.

Стаж в таком случае прописывается общим числом лет, месяцев и дней без указания конкретных должностей и наименований организаций.

  • После этого трудовой стаж расписывается по отдельным периодам в общепринятом порядке: в первой графе указывается порядковый номер, во втором – дата приема. В третьем столбце прописываются наименование структурного подразделения, должности, специальности и квалификации. Если есть документы, подтверждающие перевод работника на другое место работы или другую должность, то это тоже отображается в трудовой книжке.

Во втором столбце указывается дата расторжения трудового договора, а в третьей – причины и основания, если в подтверждающем документе они прописаны.

Основное правило заполнения новой трудовой книжки – вводят только те данные, которым существует документальное подтверждение.

В четвертом столбце записываются название, номер и дата документа, в соответствии с которым выполнены все записи в дубликате документа. Все оригиналы, которые требовались для заполнения, должны быть переданы владельцам. Работодатели должны оказывать посильную помощь и содействие в получении документов, которые подтверждают факт работы человека в их организации.

Источник: https://hr-portal.ru/article/osnovnye-pravila-zapolneniya-trudovyh-knizhek

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.