Правила ведения трудовых книжек рф

Инструкция по ведению и заполнению трудовых книжек в 2019 году

Правила ведения трудовых книжек рф

Судя по аб. 3 ст. 65 ТК России, 1-м из документов, который предъявляется при поступлении на место труда, рассматривается трудовая книжка (далее – ТРКН). Обязательство по ее предъявлению существует во всех случаях, кроме трудоустройства в первый раз или при оформлении трудового контракта, содержащего условие о совместительстве.

Нормативная регламентация

Ведомство, осуществляющее в РФ исполнительную власть, управомоченное Правительством России, определяет порядок оформления, сроки хранения и нюансы по заполнению ТРКН (аб. 2 ст. 66 ТК РФ), а также единую форму документа.

Соответствующая регламентация осуществляется Постановлением № 225 от 16 апреля 2003 (далее – Постановление).

Постановление состоит из:

  • двух Приложений (форма ТРКН и бланк вкладыша в ТРКН);
  • и Правил ведения… (далее – Правила).

Правила состоят из 8 Разделов, в том числе порядок занесения поправок в ТРКН, бланк вкладыша, ответственность за несоблюдение требований законодательства и другие положения.

О том, что именно писать в те или иные графы (далее – ГР) ТРКН, говорится в другом правовом акте – Постановлении Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года “Об утверждении инструкции…”. Данный нормативный документ содержит в себе 3 Приложения, основное из которых – Приложение № 1 (далее – Инструкция).

Кратко об основных моментах

Приведем перечень основных нормативных положений, указанных в Правилах2018 года (кратко):

  • все юридические лица, а также ИП, обязаны вести ТРКН на каждого трудящегося, по факту проработавшего свыше 5 суток (п. 3 Правил);
  • работодатели (далее также – наниматели), не зарегистрированные в качестве ИП, не имеют права оформлять и вести ТРКН (аб. 3 п. 3 Правил);
  • записи (далее – ЗП) в ТРКН о наложенных дисциплинарных взысканиях не делаются (кроме случаев, когда таким взысканием является расторжение трудоотношений) (п. 5 Правил);
  • в случае, если у труженика отсутствует ТРКН к моменту поступления на работу, работодатель обязан ее выдать не позднее, чем через 1 неделю (п. 8 Правил);
  • все ЗП о переводе, награждении, изменении названия должности и др., осуществляются также в недельный срок после вынесения соответствующего распорядительного акта руководителя (п. 10 Правил);
  • если гражданин одновременно трудится и по главному месту работы, и по совместительству, данные о труде по совместительству подлежат внесению в ТРКН только по волеизъявлению работника (п. 20 Правил).

Кратко о форме ТРКН

Форма ТРКН утверждена Постановлением.

Бланк состоит из:

  • титульника, в который вносятся данные о ФИО, дне рождения, уровне образования трудящегося, его профессии, квалификации и специальности;
  • “Сведений о работе” (далее – Раздел 1 ТРКН), где содержится информация о дне приема к каждому нанимателю, дне увольнения, перевода, поправках, занесенных в квалификационные справочники и др.;
  • “Сведений о награждении” (далее – Раздел 2 ТРКН), в который заносятся данные о полученных трудящимся в период ведения деятельности наградах (со ссылкой на распорядительный акт нанимателя).

Общие правила заполнения ТРКН

Основные положения регламентированы Разделом 1 Инструкции. Приведем выдержку из нормативных положений:

  • на всех листах ТРКН даты записываются в таком формате — ДД. ММ. ГГГГ;
  • осуществление ЗП допускается перьевой, либо же гелевой ручкой;
  • возможные цвета паст для ручки – черный, синий, фиолетовый;
  • сокращения в ТРКН строго запрещены;
  • в Разделе 1 ТРКН и Разделе 2 ТРКН зачеркивание ЗП не разрешается – это можно делать только на титульнике.

Порядок заполнения титульного листа ТРКН

Как сказано в п. 8 Правил, наниматель обязан выдать ТРКН в недельный срок после поступления труженика на место работы и в его присутствии заполнить титульный лист.

Чтобы внести данные на титульник, должностному лицу кадровой службы придется взять соответствующие сведения:

  • о ФИО и дате рождения сотрудника – из паспорта или прочего документа, идентифицирующего личность (пп. “а” п. 9 Правил);
  • об образовании и о действующей специальности–из дипломов или документов о прохождении профессиональной подготовки (аттестации), а также из документов, выданных самим нанимателем и подтверждающих наличие особых знаний.

В ТРКН может быть внесена ЗП и о незавершенном образовании – для этого трудящемуся достаточно предъявить студенческий билет, зачетную книжку или справку из образовательной организации, заверенную в регламентированном порядке (аб. 4 п. 2.1. “Инструкция по заполнению трудовых книжек”).

Первичное заполнение титульника завершается данным образом:

  • кадровик ставит дату заполнения;
  • труженик ставит свою роспись, свидетельствующую об ознакомлении;
  • кадровик ставит свою роспись в поле “Подпись лица, ответственного…”, а в поле “М.П.” ставится печать предприятия (ИП) – при ее наличии.

Как изменить (дополнить) запись на титульнике ТРКН

Если гражданин изменил фамилию или имя, либо же появились уточненные сведения о дате рождения, на титульник вносятся уточнения в порядке, представленным в аб. 2 п. 2.3. Инструкции от Минтруда, а именно:

  • ранее действовавшая фамилия (имя, дата рождения) зачеркиваются одной чертой;
  • рядом пишется новая фамилия (имя, дата рождения);
  • произведенные изменения подтверждаются ссылкой на соответствующий удостоверяющий документ (свидетельство о появлении на свет, новый паспорт и др.) на обложке ТРКН (см. образец) и заверяются подписью управомоченного лица отдела кадров.

Как заполняется Раздел 1 ТРКН

Раздел 1 ТРКН содержит 4 ГР:

ГР Как ее заполнять
1 Сюда ставится порядковый №ЗП. Например, при трудоустройстве первый раз в жизни ЗП о приеме на должность будет 1-й, следующая ЗП(о переводе, об увольнении и др.) – 2-й и так далее
2 Пишется дата приема к работодателю, дата перевода, ухода с работы и др.
3 В случае оформления трудового контракта делается ЗП, содержащая наименование должности, на которую приняли физическое лицо, специальности, профессии, название структурного отделения. При увольнении делается отсылка на соответствующие пункт, часть, статью ТК РФ (см. образец ниже)
4 Здесь ставятся реквизиты приказа директора (дата, номер), регламентирующего, соответственно, прием на работу, перевод, увольнение и др.

Как изменить запись в Разделе 1 ТРКН

Как уже было сказано ранее, в Разделе 1 ТРКН нельзя производить зачеркивание. Поэтому при необходимости изменить что-либо, ЗП признаются недействительными.

Приведем пример аннулирования ЗП о приеме на работу:

  • в ГР 1 ставится порядковый номер “исправляющей” ЗП (после “исправляемой” ЗП могут быть какие-либо другие, поэтому “исправляющая” будет иметь номер N+1, где N – номер последней имеющейся ЗПв Разделе 1 ТРКН);
  • в ГР 2 ставится дата внесения “исправляющей” ЗП;
  • в ГР 3 заносится формулировка: “Запись за номером таким-то недействительна. Текст”, где Текст – соответствующая правильная формулировка (например, “Принят на работу на должность электрогазосварщика в структурное подразделение “Цеховые работники”);
  • в ГР 4 пишутся реквизиты приказа, в силу условий которого производятся поправки.

При трудоустройстве к новому нанимателю в ГР 3, в качестве заголовка вносится полное и сокращенное название нанимателя в соответствии с учредительной документацией (п. 3.1. Инструкции).

Заполнение Раздела 2 ТРКН

Согласно Разделу 4 Инструкции (в последней редакции № 2 от 31 октября 2016), Раздел 2 ТРКН заполняется практически в том же порядке, что и Раздел 1 ТРКН, то есть:

ГР Что в нее писать
1 №ЗП о награждении по порядку
2 Дата, в которую трудящийся был удостоен награды
3 Пишется, кто наградил сотрудника, за какие заслуги и какой наградой (формулировку см. ниже)
4 Отсылка на приказ или прочий распорядительный документ, на основании которого было осуществлено награждение

Порядок изменения ЗП в представленном разделе аналогичен порядку, справедливому для применения к Разделу 1 ТРКН.

В каких случаях выдается и как заполняется дубликат ТРКН

Дубликат ТРКН подлежит выдаче в следующих законодательно установленных случаях:

  • при наличии письменно оформленного ходатайства работника, желающего получить дубликат в связи с наличием оправдательного приговора суда (с целью, чтобы в ТРКН не было ЗП, свидетельствующей о незаконном увольнении) (п. 22 Правил);
  • при утрате оригинала ТРКН – в представленном случае, дубликат предоставляется по письменной заявке труженика в течение 15 суток (п. 31 Правил);
  • в иных случаях порчи ТРКН (например, если она обгорела, была порвана, испачкалась и др.) (аб. 3 п. 33 Правил).

О порядке заполнения дубликата см. Раздел7 Инструкции:

  • на титульнике ставится отметка “Дубликат” в правом верхнем углу;
  • на обложке пишутся сведения о дате и о причине, повлекшей нужду в выдаче дубликата;
  • в ГР 3 в качестве заголовка ставятся сведения о совокупном страховом стаже (без указания, сколько проработал сотрудник в каждой организации и др.), остальные ГР в данной строчке оставляются пустыми.

Далее периоды деятельности уже расшифровываются подробнее по каждому нанимателю:

  • в ГР 2 указывается ДД. ММ. ГГГГ оформление трудового контракта;
  • в ГР 3 – название работодателя, структурного отделения, куда ранее приняли работника, должность, профессия и др.;
  • в ГР 4 – реквизиты локального документа, в силу которого в дубликат осуществлена соответствующая ЗП;
  • строчкой ниже, в ГР 2 – день увольнения с предприятия, в ГР 3 – причина ухода со ссылкой на ТК РФ;
  • и так далее, строчкой ниже, в ГР 2 – день приема к следующему нанимателю, в ГР 3 – название этого работодателя и др.

В Разделе 7 Инструкции по ведению книжек сказано, что в ГР 3 пишется название работодателя, однако в образцах по заполнению дубликата ТРКН, представленных в открытых интернет-источниках, видно, что название нанимателя записывается в ГР 3 в виде отдельного заголовка.

Источник: https://trudovie-prava.ru/instruktsiya-po-zapolneniyu-trudovyh-knizhek.html

Закон о трудовых книжках и его основные положения

Правила ведения трудовых книжек рф

Закон о трудовых книжках содержит положения о ведении и хранении документа. Внесена законодательная инициатива об отмене этого документа. Статья расскажет, что ждет нас в случае введения закона в действие.

Законодательство о трудовых книжках

Трудовое законодательство указывает на то, какие документы требуется предъявить при составлении соглашения с работодателем. Установлен запрет на требования от кандидата бумаг, не отраженных в списке. Список может дополняться подзаконными актами.

Среди актов выделяют трудовые книжки. Это особый акт, который содержит информацию относительно работы человека. Правительством разработаны положения относительно формы этого документа. На книжку нанесена защита.

В 2004 году начали применять акты нового образца. Изменилась цветовая гамма обложки и нанесли герб на обложку. С указанного момента в разделе, связанном с информацией о работе, отражается квалификация. Законодатель устанавливает — заменять старые документы не потребуется. Бумаги будут действительными после введения в действие новых норм.

Книжки урегулированы:

  • ТК РФ;
  • Постановление Правительства № 225;
  • Постановление Минтруда под № 69;
  • Приказ Министерства финансов от 2003 года под № 117.

Разработаны акты, регулирующие деятельность по ведению книжек.

Что регулируют нормы о трудовых книжках

Постановление Правительства под № 225 содержит правила и рекомендации относительно формы и ведения книжек. Предусматривается, что организация должна учитывать положения закона при внесении записей и хранении документа.

На предприятиях должны быть специальные сейфы, в которых хранят книжки. Требуется организовать их защиту, не подпускать к сейфам третьих лиц. По мере необходимости в книжку вносятся сведения о работе человека. Если правила нарушены – виновный несет ответственность.

Об отмене трудовых книжек

Законодатель в 2017 году установил, что трудовые книжки можно отменить для организаций, которые в штате имеют меньше пятнадцати человек. Это стало экспериментом. Проверяли, получится ли у работодателей затрачивать меньше ресурсов на ведение документации.

Обращали внимание на то, не приведет ли это новшество к трудностям в учете стажа. При успешном внедрении программы принято решение перевести все предприятия на эту систему.

Отменить книжки получится, если сформировать базу в электронном виде. В ней отражается информация о трудящихся на предприятии. На сайте потребуется разработать личные кабинеты для всех организаций, чтобы работодатель ознакомился с информацией. При использовании личных данных граждане смогут получить сведения о работе.

Положительные стороны и негативные моменты отмены

Многие страны не используют книжки. Международный стандарт заключается в использовании единой базы для работодателей. Система проверена на протяжении значительного времени.

С введением этой программы удастся сократить затраты предприятий на ведение документации. Правила 

документооборота станут проще. Рабочее время сокращается в силу того, что работодателям потребуется только перечислять средства в фискальные органы. Отчетность составляется руководством фирмы.

Информация, отраженная в трудовой, не учитывается при выходе на пенсию. Однако, иметь документ потребуется при трудоустройстве. Ранее руководство организации могло узнать по записям информацию о сотруднике. Речь идет о награждениях и бывших местах работы. Сейчас получить данные можно только из рекомендательных писем и резюме.

На сегодня нет четкого ответа относительно отмены книжек. Закон об отмене документа для предприятий, имеющих штат менее 15 человек, не имеет силы.

Правила ведения

Учитывают установленные правила, так как записи должны отражаться по образцу. Разработана Инструкция, указывающая на то, как правильно заполнять книжку. Отражены все важные моменты.

Говорится о правильном заполнении титульного листа и внесении информации об организациях, где работал человек и куда переводился. Прописываются все награды и прекращения трудовых отношений. Если записи признавались недействительными – это отражается в книжке.

Кто отвечает?

Законодатель устанавливает требования относительно организации работы с книжками. Предполагается, что документация подлежит отчетности. На предприятии должно быть ответственное лицо, в ведении которого находятся действия с книжками.

Для назначения издается бумага. Руководство фирмы часто назначает ответственными сотрудников финансового или кадрового отделов. Издание приказа происходит в любой форме.

Хранение

Правила предусматривают, что хранить документы требуется в сейфах. Применяться с этой целью могут шкафы, выполненные из металла или специальные помещения. Важно – обеспечить сохранность актов. Выдать документ можно человеку, который отвечает за их ведение.

Основанием для выдачи становится заявка. Назначают такое лицо по приказу руководства. Когда бланк или вкладыш испортили – потребуется уничтожить. В этом случае составляется специальный акт.

Ежемесячно ответственное лицо представляет в финансовый отдел отчет относительно наличия бланков книжек и вкладышей в нее. На протяжении 24 месяцев требуется хранить документы, которые не получены после расторжения трудовых отношений или гибели сотрудника.

По окончании указанного периода книжки передаются в архив предприятия. Там они хранятся еще полвека. Когда 50 лет прошло – документы подлежат уничтожению. Порядок отражен в законе.

Внесение изменений

Изменить можно разделы в книжке. К примеру, когда корректируется раздел, включающий в себя сведения о сотруднике, учитывают правила. Порядок внесения изменений в этом случае отражается в Инструкции. Работнику нужно представить документ, указывающий на изменение личных данных.

Поменять могут фамилию или инициалы. В качестве оснований называют:

  • акт, посредством которого удостоверяется личность человека;
  • свидетельство, подтверждающее появление на свет;
  • документ, отражающий заключение брака;

Изменить можно и сведения, отраженные на титульном листе книжки. Потребуется зачеркнуть ранее указанные сведения одной чертой. Сверху над ним указываются новые данные.

Сослаться требуется на номер бумаги и дату издания, которая выступает основанием для смены. Указываются эти сведения на внутренней стороне обложки. В этом же месте ответственное лицо ставит подпись и печать компании.

Исправлены могут быть данные анкетного и биографического характера. Когда сотрудник кадровой службы допускает ошибку при заполнении сведений о вновь принятом работнике – потребуется уничтожить документ в соответствии с установленными правилами.

Касается это таких данных, как фамилия, инициалы и день, когда человек родился. Затем заполняют новый экземпляр книжки. Если пришлось уничтожить бланк трудовой – потребуется сформировать специальный бланк.

Когда ошибка в этих данных установлена после заполнения всей книжки – исправить их нужно в соответствии с разработанными правилами. Они оговорены в пункте 27 Правил. Законодатель устанавливает, что потребуется зачеркнуть неверную запись и вписать правильную информацию о работнике.

На внутренней обложке акта прописываются сведения о документе, который является основанием для исправления неточностей. В этом же месте сотрудник кадрового отдела расписывается и ставит печать. Использовать допускается печать указанного отдела или организации в целом.

Изменять могут сведения относительно полученного образования и имеющейся специальности. Когда человек работает – он правомочен получить дополнительное образование или обучиться другой профессии. Факты потребуется отразить в трудовой. В этом случае применяется порядок, отраженные в Инструкции.

В ней закреплено, что изменения, касающиеся получения нового образования или профессии не предусматривают зачеркивание старой информации. Потребуется только дополнить имеющиеся сведения. Законодатель не говорит об обязательности ссылки на акт, являющийся основанием для внесения этих изменений.

К примеру, гражданка П. при трудоустройстве обладала средним образованием. Такая запись сформирована в трудовой книжке. Во время работы она поступила в вуз и окончила его. Ею получена новая профессия – юрист.

Ответственность за несоблюдение порядка

Законодателем устанавливается ответственность за организацию работы на предприятии относительно ведения и хранения книжек. Возложена такая ответственность на руководство предприятия.

Отражено, что руководитель вправе издать приказ, в котором переложить ответственность на другое лицо. Основанием выступает распоряжение руководства.

Если ответственным лицом нарушены установленные правила – оно несет ответ перед законом.

Выделяют несколько вариантов ответственности, которая может применяться к виновным лицам. К примеру, меры, отраженные в трудовом и уголовном законе – применяются только к лицам, которые отвечают за заполнение и хранение трудовых. Ответственность материального характера применяется к организациям. Отвечает за ошибки непосредственно руководитель компании.

Если к лицу применялись дисциплинарные меры – это не говорит о невозможности использования к нему уголовной ответственности. Требуется знать, в какой ситуации могут применяться разные виды наказаний. Выражены они в форме выговоров или замечаний. В некоторых ситуаций с виновным могут расторгнуть трудовые отношения. Установлены правила относительно оформления таких ситуаций.

Работодателям рекомендуется в добровольном порядке оплатить причиненный ущерб. В противном случае его ожидают негативные последствия. В рассматриваемом вопросе уголовная ответственность – редкость. На виновного могут наложить штрафную санкцию. Ее размер равен 200 тысячам рублей. Кроме того, он лишается свободы на пять лет. Срок отражен максимальный.

Закон о трудовых книжках содержит правила работы с документацией. Соблюдать их обязательно, чтобы исключить применение мер ответственности.

Смотрите семинар об особенностях ведения трудовых книжек:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/rekrut/trudovaja/zakon-o-trudovyh-knizhkah.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.