Постановление рф о трудовых книжках

Правила ведения и хранения трудовых книжек на основании внутреннего приказа. Инструкция по заполнению документа

Постановление рф о трудовых книжках

Являясь главным документом учета трудовой деятельности и стажа гражданина, трудовая книжка раскрывает всю его профессиональную биографию.

Здесь отображаются такие данные, как опыт работы в конкретных должностях, карьерный рост, длительность пребывания на службе, причины увольнения и прочие сведения, которые, в свою очередь, могут пролить свет на “светлые” и “темные” пятна в профессиональной жизни сотрудника.

На данный момент трудовая книжка является первым документальным основанием начисления страховой пенсии по достижении человеком соответствующего стажа и возраста. Рассмотрим ключевые законодательные нормы ее оформления и ведения.

Основные правила заполнения и хранения трудовой книжки

Российское законодательство обязывает работодателя вести трудовые книжки каждого сотрудника, для которого данное место работы является основным.

Оформление трудовой книжки в соответствии с нормативными требованиями происходит на первом месте работы гражданина — он должен предоставить в отдел кадров, бухгалтерию или же непосредственно руководителю чистый бланк документа, в котором работодатель обязан в течение 7-дневного срока с момента заключения трудового контракта внести базовые сведения о сотруднике. Данная информация заполняется на основании представленных им оригиналов личных документов.

В то же время записи в трудовой книжке отражаются исключительно на основании внутреннего приказа на предприятии. Речь идет о таких сведениях, как прием в должность, перевод на другую позицию в компании, повышение категории, награждения и отличия, увольнение.

Ответственность за ведение и хранение трудовых книжек работников в течение всего периода трудоустройства возлагается на уполномоченного сотрудника отдела кадров, бухгалтерии или же самого руководителя компании. Работодатель также обязан вести учет трудовых книжек в виде специальной приходно-расходной книги по учету их бланков и вкладышей к ним, а также книги учета движения данных документов.

Вкладыш в трудовую книжку заводится работодателем в том случае, если все ее страницы являются заполненными в момент приема на работу.

Как сменить фамилию в трудовой книжке?

Изменение фамилии владельца трудовой книжки производится работодателем на основании приказа об изменении персональной информации, который, в свою очередь, готовится после предоставления работником соответствующих актуальных документов, содержащим такие изменения, и в некоторых случаях — заявления об изменении фамилии. Получив копию внутреннего приказа, кадровая служба корректирует данные сотрудника в его трудовой книжке и личной карточке.

Согласно правилам внесения правок в документ учета трудовой деятельности и стажа, прежняя фамилия на первой странице бланка аккуратно зачеркивается и вписывается новая. На внутренней стороне обложки дается пояснение данного изменение со ссылкой на реквизиты соответствующего документа.

Законодательное регулирование вопроса

Нормативный регламент ведения и хранения трудовых книжек граждан излагается в ряде документов:

  • статье 66 Трудового кодекса РФ, дающей определение документа учета трудовой деятельности и стажа человека, декларирующей обязанности работодателя по ведению и хранению трудовых книжек;
  • статьях 5.27 и 13.20 КоАП РФ, регулирующих меры ответственности за нарушения регламента ведения документа, прописанного в Трудовом кодексе РФ;
  • постановлении Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года «О трудовых книжках», предписывающем правила оформления, заполнения и хранения документов, устанавливающем их образец, а также стандарт вкладыша в трудовую книжку;
  • постановлении Министерства труда РФ №69 от 10 октября 2003 года «Об инструкции по заполнению трудовых книжек». Директива содержит четкие указания, как правильно вести трудовую книжку, как и в каком порядке вносить записи и возможные правки.

В апреле 2018 года Министерство труда РФ опубликовало проект приказа об утверждении нового порядка ведения трудовых книжек, который в недалеком будущем призван заменить действующие ныне Правила ведения и хранения трудовых книжек, принятые в 2003 году.

Чиновники уже анонсировали ряд изменений, направленных на упрощение некоторых норм оформления бланков трудовых книжек.

Как правильно вести трудовую книжку: нормы законодательной инструкции

Принятая Постановлением Минтруда РФ в 2003 году Инструкция по заполнению трудовой книжки содержит практические рекомендации по внесению в документ всей необходимой информации.

Согласно ее нормативным положениям, содержательная часть трудовой книжки условно делится на такие блоки, как личные данные сотрудника, информация об образовании, сведения о работе (переводе, награждении, увольнении).

Рассмотрим практические особенности заполнения данных в каждом из них:

  1. Личная информация о работнике: на первой странице документа указываются ФИО (без сокращения) и дата рождения человека.
  2. На первой странице (титульной) отражаются также сведения об образовании, специальность сотрудника — эти данные вносятся на основании оригиналов или заверенных копий соответствующих документов. После внесения записи ставится дата заведения трудовой книжки, а также подпись самого работника, удостоверяющая вышеизложенное. Данные первой страницы документа также визирует уполномоченное на предприятии лицо, сюда же ставится и печать организации.
  3. Сведения о работе — этот блок начинается с разворота следующей страницы, содержащим четыре графы: порядковый номер, дату совершения того или иного действия, графу с непосредственной информацией о трудовой деятельности, графу с реквизитами документа, на основании которого вносится запись.

Записи вносятся последовательно: каждая запись приема, перевода или увольнения с рабочего места должна быть пронумерована по порядку.

Ключевые сведения отображаются в графе 3 — здесь уполномоченное лицо указывает информацию о принятии (переводе, увольнении) на ту или иную должность в конкретной организации. Изложенное визируется подписью сотрудника кадрового отдела, бухгалтерии или непосредственно самим руководителем, указываются его ФИО и должность, ставится печать учреждения.

В разделе «Сведения о награждении» по такой же схеме вносится и информация о наградах за те или иные трудовые достижения с указанием даты награждения и документа, являющимся для этого основанием.

Подытожив, отметим: в российском законодательстве предусмотрен целый перечень нормативов, которые устанавливают строгий порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек граждан на основном месте их работы.

Соблюдение работодателем всех регламентных правил работы с документами учета трудовой деятельности и стажа работника является неукоснительным требованием трудового законодательства во избежание тех или иных нарушений, связанных с документальным оформлением трудовых отношений.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/xranenie.html

Закон о трудовых книжках и его основные положения

Постановление рф о трудовых книжках

Закон о трудовых книжках содержит положения о ведении и хранении документа. Внесена законодательная инициатива об отмене этого документа. Статья расскажет, что ждет нас в случае введения закона в действие.

Законодательство о трудовых книжках

Трудовое законодательство указывает на то, какие документы требуется предъявить при составлении соглашения с работодателем. Установлен запрет на требования от кандидата бумаг, не отраженных в списке. Список может дополняться подзаконными актами.

Среди актов выделяют трудовые книжки. Это особый акт, который содержит информацию относительно работы человека. Правительством разработаны положения относительно формы этого документа. На книжку нанесена защита.

В 2004 году начали применять акты нового образца. Изменилась цветовая гамма обложки и нанесли герб на обложку. С указанного момента в разделе, связанном с информацией о работе, отражается квалификация. Законодатель устанавливает — заменять старые документы не потребуется. Бумаги будут действительными после введения в действие новых норм.

Книжки урегулированы:

  • ТК РФ;
  • Постановление Правительства № 225;
  • Постановление Минтруда под № 69;
  • Приказ Министерства финансов от 2003 года под № 117.

Разработаны акты, регулирующие деятельность по ведению книжек.

Что регулируют нормы о трудовых книжках

Постановление Правительства под № 225 содержит правила и рекомендации относительно формы и ведения книжек. Предусматривается, что организация должна учитывать положения закона при внесении записей и хранении документа.

На предприятиях должны быть специальные сейфы, в которых хранят книжки. Требуется организовать их защиту, не подпускать к сейфам третьих лиц. По мере необходимости в книжку вносятся сведения о работе человека. Если правила нарушены – виновный несет ответственность.

Об отмене трудовых книжек

Законодатель в 2017 году установил, что трудовые книжки можно отменить для организаций, которые в штате имеют меньше пятнадцати человек. Это стало экспериментом. Проверяли, получится ли у работодателей затрачивать меньше ресурсов на ведение документации.

Обращали внимание на то, не приведет ли это новшество к трудностям в учете стажа. При успешном внедрении программы принято решение перевести все предприятия на эту систему.

Отменить книжки получится, если сформировать базу в электронном виде. В ней отражается информация о трудящихся на предприятии. На сайте потребуется разработать личные кабинеты для всех организаций, чтобы работодатель ознакомился с информацией. При использовании личных данных граждане смогут получить сведения о работе.

Положительные стороны и негативные моменты отмены

Многие страны не используют книжки. Международный стандарт заключается в использовании единой базы для работодателей. Система проверена на протяжении значительного времени.

С введением этой программы удастся сократить затраты предприятий на ведение документации. Правила 

документооборота станут проще. Рабочее время сокращается в силу того, что работодателям потребуется только перечислять средства в фискальные органы. Отчетность составляется руководством фирмы.

Информация, отраженная в трудовой, не учитывается при выходе на пенсию. Однако, иметь документ потребуется при трудоустройстве. Ранее руководство организации могло узнать по записям информацию о сотруднике. Речь идет о награждениях и бывших местах работы. Сейчас получить данные можно только из рекомендательных писем и резюме.

На сегодня нет четкого ответа относительно отмены книжек. Закон об отмене документа для предприятий, имеющих штат менее 15 человек, не имеет силы.

Правила ведения

Учитывают установленные правила, так как записи должны отражаться по образцу. Разработана Инструкция, указывающая на то, как правильно заполнять книжку. Отражены все важные моменты.

Говорится о правильном заполнении титульного листа и внесении информации об организациях, где работал человек и куда переводился. Прописываются все награды и прекращения трудовых отношений. Если записи признавались недействительными – это отражается в книжке.

Кто отвечает?

Законодатель устанавливает требования относительно организации работы с книжками. Предполагается, что документация подлежит отчетности. На предприятии должно быть ответственное лицо, в ведении которого находятся действия с книжками.

Для назначения издается бумага. Руководство фирмы часто назначает ответственными сотрудников финансового или кадрового отделов. Издание приказа происходит в любой форме.

Хранение

Правила предусматривают, что хранить документы требуется в сейфах. Применяться с этой целью могут шкафы, выполненные из металла или специальные помещения. Важно – обеспечить сохранность актов. Выдать документ можно человеку, который отвечает за их ведение.

Основанием для выдачи становится заявка. Назначают такое лицо по приказу руководства. Когда бланк или вкладыш испортили – потребуется уничтожить. В этом случае составляется специальный акт.

Ежемесячно ответственное лицо представляет в финансовый отдел отчет относительно наличия бланков книжек и вкладышей в нее. На протяжении 24 месяцев требуется хранить документы, которые не получены после расторжения трудовых отношений или гибели сотрудника.

По окончании указанного периода книжки передаются в архив предприятия. Там они хранятся еще полвека. Когда 50 лет прошло – документы подлежат уничтожению. Порядок отражен в законе.

Внесение изменений

Изменить можно разделы в книжке. К примеру, когда корректируется раздел, включающий в себя сведения о сотруднике, учитывают правила. Порядок внесения изменений в этом случае отражается в Инструкции. Работнику нужно представить документ, указывающий на изменение личных данных.

Поменять могут фамилию или инициалы. В качестве оснований называют:

  • акт, посредством которого удостоверяется личность человека;
  • свидетельство, подтверждающее появление на свет;
  • документ, отражающий заключение брака;

Изменить можно и сведения, отраженные на титульном листе книжки. Потребуется зачеркнуть ранее указанные сведения одной чертой. Сверху над ним указываются новые данные.

Сослаться требуется на номер бумаги и дату издания, которая выступает основанием для смены. Указываются эти сведения на внутренней стороне обложки. В этом же месте ответственное лицо ставит подпись и печать компании.

Исправлены могут быть данные анкетного и биографического характера. Когда сотрудник кадровой службы допускает ошибку при заполнении сведений о вновь принятом работнике – потребуется уничтожить документ в соответствии с установленными правилами.

Касается это таких данных, как фамилия, инициалы и день, когда человек родился. Затем заполняют новый экземпляр книжки. Если пришлось уничтожить бланк трудовой – потребуется сформировать специальный бланк.

Когда ошибка в этих данных установлена после заполнения всей книжки – исправить их нужно в соответствии с разработанными правилами. Они оговорены в пункте 27 Правил. Законодатель устанавливает, что потребуется зачеркнуть неверную запись и вписать правильную информацию о работнике.

На внутренней обложке акта прописываются сведения о документе, который является основанием для исправления неточностей. В этом же месте сотрудник кадрового отдела расписывается и ставит печать. Использовать допускается печать указанного отдела или организации в целом.

Изменять могут сведения относительно полученного образования и имеющейся специальности. Когда человек работает – он правомочен получить дополнительное образование или обучиться другой профессии. Факты потребуется отразить в трудовой. В этом случае применяется порядок, отраженные в Инструкции.

В ней закреплено, что изменения, касающиеся получения нового образования или профессии не предусматривают зачеркивание старой информации. Потребуется только дополнить имеющиеся сведения. Законодатель не говорит об обязательности ссылки на акт, являющийся основанием для внесения этих изменений.

К примеру, гражданка П. при трудоустройстве обладала средним образованием. Такая запись сформирована в трудовой книжке. Во время работы она поступила в вуз и окончила его. Ею получена новая профессия – юрист.

Ответственность за несоблюдение порядка

Законодателем устанавливается ответственность за организацию работы на предприятии относительно ведения и хранения книжек. Возложена такая ответственность на руководство предприятия.

Отражено, что руководитель вправе издать приказ, в котором переложить ответственность на другое лицо. Основанием выступает распоряжение руководства.

Если ответственным лицом нарушены установленные правила – оно несет ответ перед законом.

Выделяют несколько вариантов ответственности, которая может применяться к виновным лицам. К примеру, меры, отраженные в трудовом и уголовном законе – применяются только к лицам, которые отвечают за заполнение и хранение трудовых. Ответственность материального характера применяется к организациям. Отвечает за ошибки непосредственно руководитель компании.

Если к лицу применялись дисциплинарные меры – это не говорит о невозможности использования к нему уголовной ответственности. Требуется знать, в какой ситуации могут применяться разные виды наказаний. Выражены они в форме выговоров или замечаний. В некоторых ситуаций с виновным могут расторгнуть трудовые отношения. Установлены правила относительно оформления таких ситуаций.

Работодателям рекомендуется в добровольном порядке оплатить причиненный ущерб. В противном случае его ожидают негативные последствия. В рассматриваемом вопросе уголовная ответственность – редкость. На виновного могут наложить штрафную санкцию. Ее размер равен 200 тысячам рублей. Кроме того, он лишается свободы на пять лет. Срок отражен максимальный.

Закон о трудовых книжках содержит правила работы с документацией. Соблюдать их обязательно, чтобы исключить применение мер ответственности.

Смотрите семинар об особенностях ведения трудовых книжек:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/rekrut/trudovaja/zakon-o-trudovyh-knizhkah.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.