Постановление о ведении трудовых книжек

Электронные трудовые книжки с 2020 года

Постановление о ведении трудовых книжек

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме.

Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. 

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. 

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронных трудовых книжках

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

  • Ф.И.О. работника;
  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (профессия, специальность);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д.

Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

  • у последнего работодателя;
  • по запросу в ПФР или МФЦ;
  • в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным.

Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронных трудовых книжек

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников.

Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок – 30 июня 2020 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, также электронную трудовую книжку.

Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч.

4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением.

Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления.

При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Источник: https://buh.ru/articles/documents/99746/

Ведение трудовых книжек — Audit-it.ru

Постановление о ведении трудовых книжек

Ирина Егорова, юрист

Журнал «Учет в бюджетных учреждениях»

Общие правила ведения трудовых книжек

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Заполнение трудовой книжки подчиняется жестким правилам. Ошибки в оформлении трудовой книжки могут привести к признанию записей недействительными.

Между тем иногда именно записи в трудовой книжке обеспечивают пенсионные права работников.

Правила ведения трудовых книжек, внесения изменений в трудовую книжку, оформления записей об увольнении в трудовой книжке, а также порядок выдачи трудовой книжки при увольнении уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

К оформлению трудовой книжки работодателю надо относиться со всей серьезностью. Ведь впоследствии это избавит учреждение от возможных судебных споров с работником. Порядок внесения записей в трудовую книжку определен:

Заполнение трудовой книжки

В страховой стаж включаются, в том числе, периоды работы или иной деятельности на территории РФ лиц, застрахованных в соответствии с законодательством об обязательном пенсионном страховании. Основание – пункт 2 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий (утверждены постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555).

При этом в соответствии с пунктом 6 этих Правил основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, как раз и считается трудовая книжка. Если записи о работе внесены в трудовую книжку, это исключает споры работника с органами ПФР по поводу подсчета стажа (апелляционное определение Вологодского областного суда от 3 апреля 2013 г. № 33-1490/2013).

Бывает, что сотрудник был допущен к работе, выполнял свои обязанности, однако сведения об этом в трудовую книжку не занесены. Но если суд установит факт трудовых отношений, то этот период деятельности также будет засчитан в стаж работника ( апелляционное определение Курского областного суда от 26 марта 2013 г. № 33-451/2013).

Помните и о заполнении в трудовой книжке раздела «Сведения о награждении».

Так, гражданин обратился в собес с требованием присвоить ему звание «Ветеран труда», ссылаясь на то, что он имеет почетную грамоту «Победитель социалистического соревнования 1983–1984 годов», однако в звании ему было отказано.

Верховный суд Республики Мордовия в  апелляционном определении от 12 марта 2013 г. № 33-483/2013 установил: запись о награждении в трудовую книжку не вносилась, что и послужило одним из оснований для признания отказа обоснованным.

Изменения в трудовой книжке

Иногда нужно внести изменения в трудовую книжку – например, если работник меняет фамилию. О смене фамилии (имени, отчества) сотрудник сообщает работодателю.

Для этого он представляет в кадровую службу учреждения ряд документов: паспорт гражданина РФ, оформленный на новую фамилию (имя, отчество), свидетельство о смене фамилии (имени, отчества), а также свидетельство о регистрации брака или о его расторжении.

На основании таких документов соответствующие изменения вносятся в трудовую книжку сотрудника, его личную карточку, трудовой договор и др. Для того чтобы отдел кадров издал приказ о смене фамилии (имени, отчества), сотрудник подает соответствующее заявление в свободной форме и подписывается прежней фамилией.

К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих смену фамилии (имени, отчества). Форма приказа об изменении персональных данных работника, как и форма заявления, законодательством не утверждена.

Согласно пункту 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изменение персональных данных сотрудника производится работодателем по последнему месту работы. Изменение фамилии в трудовой книжке вносят на первую страницу (титульный лист). При этом одной чертой зачеркивают прежнюю фамилию (имя, отчество) и вписывают новую (п. 2.

3 Инструкции по заполнению трудовых книжек). На внутреннюю сторону обложки трудовой книжки вносят пояснения. В них указывают документы (их названия, номера и даты), на основании которых сделаны изменения.

Например: «Фамилия Миронова изменена на фамилию Соколова на основании свидетельства о заключении брака серии I-БО № 157312 от 14 июня 2014 г. и паспорта серии 32 98 № 768234, выданного отделением по району Богородское ОУФМС России по городу Москве в ВАО 2 июля 2014 г.».

Такую запись обязательно надо заверить подписью работодателя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек. Также изменения в трудовой книжке заверяются печатью учреждения (его кадровой службы).

Если на титульном листе и внутренней стороне обложки трудовой книжки нет места для внесения изменений, то надо вшить в трудовую книжку вкладыш. Он оформляется в том же порядке, что и трудовая книжка, и без нее недействителен (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Оформление в трудовой книжке совместительства и совмещения профессий

Если сотрудник долго отсутствует и необходимо его замещение, то можно оформить внутреннее совместительство или совмещение профессий (должностей). И то, и другое можно сделать только на основании заявления работника. Записи в трудовой книжке при этом оформляются по-разному.

Запись о совмещении профессии (должности) в трудовую книжку работника не вносится. Это следует из положений Правил ведения и хранения трудовых книжек, и Инструкции по заполнению трудовых книжек.

С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору по основной работе.

На основании этого допсоглашения работодатель издает соответствующий приказ о совмещении профессии (должности), где указываются содержание и объем дополнительной работы, размер доплаты за нее и срок, на который установлена доплата.

Внутреннее совместительство не стоит путать с совмещением профессий (должностей). Согласно части 1 статьи 60.1 Трудового кодекса РФ, внутренним совместительством признается выполнение другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя. Такая работа выполняется в свободное от основной работы время.

В этом случае с работником заключается второй трудовой договор. Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку сотрудника по его желанию на основании документа, подтверждающего такую работу (ст. 66 Трудового кодекса РФ). В данном случае раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется в следующем порядке (п. 3.

1 Инструкции по заполнению трудовых книжек):

  • графа 1 – порядковый номер записи;
  • графа 2 – дата приема на работу в качестве внутреннего совместителя;
  • графа 3 – запись о принятии (назначении) сотрудника в качестве совместителя в структурное подразделение учреждения (если в трудовом договоре указано конкретное структурное подразделение, то его также нужно внести в данную графу), также вносятся должность, специальность, профессия с указанием квалификации;
  • графа 4 – наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Трудовой договор прекращается в последний день работы работника, исключение составляют случаи, когда работник не работает, но за ним сохраняется место работы (должность). Выдача трудовой книжки работнику производится в день прекращения трудового договора.

Если работник не получает заработок в результате задержки выдачи трудовой книжки, то сумму возмещает бывший работодатель. Такой факт признается случаем незаконного лишения работника права трудиться, и работодатель привлекается к материальной ответственности ( ст. 234 Трудового кодекса РФ).

Днем увольнения (прекращения трудового договора) при этом считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку.

Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Если работник отсутствует на работе или отказывается получать трудовую книжку, то ему направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Ответственность работодателя за невыдачу трудовой книжки работнику снимается в случаях, если:

  • уведомление работнику отправлено;
  • последний день работы не совпадает с днем увольнения ( ст. 81 или ст. 83 Трудового кодекса РФ);
  • увольняется женщина, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью 2 статьи 261 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, чтобы избежать санкций, уведомление необходимо отправить ценным письмом с описью вложения. При этом нужно получить письменное согласие работника. После увольнения трудовая книжка выдается не позднее трех рабочих дней со дня письменного обращения работника (п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Если работник отказывается лично получить трудовую книжку в установленный срок, работодатель оформляет акт об отказе.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте. При этом родственники обращаются в учреждение с письменным заявлением о выдаче (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Все записи, которые вносятся в трудовую книжку работодателем, заверяются подписями и печатью учреждения. Подпись может поставить как руководитель учреждения, так и кадровик. Это установлено пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Исключение составляют случаи, указанные в пункте 36 данных Правил.

Запись об увольнении в трудовой книжке

На практике некоторые уволенные работники оспаривают через суд формулировку записи об увольнении в трудовой книжке.

Если дело выиграно, то в соответствии с пунктом 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки.

В него переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением той, которая признана недействительной ( апелляционное определение Самарского областного суда от 19 ноября 2012 г. № 33-10574).

Согласно статье 394 Трудового кодекса РФ, суд принимает решение о выплате работнику среднего заработка за время вынужденного прогула, в случае если неправильная формулировка основания или причины увольнения в трудовой книжке препятствовали поступлению сотрудника на другую работу.

Однако если необоснованная запись об увольнении в трудовой книжке не могла помешать уволенному сотруднику устроиться на другую работу, получить с бывшего работодателя оплату за время вынужденного прогула ему не удастся (апелляционное определение Верховного суда Республики Дагестан от 9 апреля 2013 г.

№ 33-1003/13).

Записи в трудовой книжке и оформление пенсии

Случается, что при обращении в ПФР за пенсией только трудовая книжка и помогает ее получить. Так, Пенсионный фонд РФ отказался включить гражданке в страховой стаж периоды ее работы в организации из-за отсутствия сведений об этом в выписке из индивидуального лицевого счета. Отметим, что индивидуальные сведения в ПФР на гражданку работодатель не представлял.

Однако в постановлении Конституционного суда РФ от 10 июля 2007 г. № 9-П отмечено, что законодатель не установил достаточных гарантий для обеспечения прав застрахованных лиц, в случае если взносы за них страхователь не уплачивает или уплачивает не полностью.

В результате в страховой стаж граждан, надлежащим образом выполнявших работу по трудовому договору и в силу закона признанных застрахованными лицами, не засчитываются периоды работы, за которые страховые взносы начислялись, но не уплачивались.

Тем самым граждане безосновательно лишаются части своей трудовой пенсии, чем нарушаются их гарантируемые права. Конституционный суд РФ счел это незаконным.

Согласно его постановлению, до появления специального нормативного акта права застрахованных лиц, работавших по трудовому договору, на получение трудовой пенсии с учетом предшествовавшей ее назначению (перерасчету) трудовой деятельности при неуплате или ненадлежащей уплате их страхователями (работодателями) страховых взносов в ПФР обеспечивает государство.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/776711.html

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.