Порядок ведения трудовых книжек 2020

Содержание

Электронные трудовые книжки с 2020 года: что нужно знать работнику и работодателю

Порядок ведения трудовых книжек 2020

С 1 января 2020 года вводятся электронные трудовые книжки. Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ вносит изменения в ТК РФ. Разбираемся, как новшества повлияют на работника и работодателя.

Что нужно знать работнику

Введение электронных трудовых книжек позволит минимизировать риски утраты данных о стаже работника и значительно облегчит процесс назначения ему пенсии.

Ранее работнику, чтобы получить сведения о трудовой деятельности, нужно было запрашивать выписку из трудовой книги, что добавляло отделу кадров бумажной работы.

Теперь получить сведения о трудовой деятельности работник сможет:

  • у последнего работодателя (в бумажном или электронном виде);
  • по запросу в ПФР или МФЦ (в бумажном виде);
  • на сайте ПФР или портале Госуслуг (в электронном виде).

Действующие сотрудники и принятые на работу в 2020 году имеют право самостоятельно выбрать форму ведения трудовой книжки. Для этого нужно подать соответствующее заявление до конца 2020 года.

Если работник подаст заявление на оформление трудовой книжки исключительно в электронном виде, то с даты подачи заявления сведения в бумажную версию заноситься не будут. Бумажная трудовая книжка будет выдана работнику на руки.

Если работник не согласен с оформлением трудовой книжки исключительно в электронном виде, ему следует не позднее 31 декабря 2020 года подать на заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель будет обязан вести трудовую книжку как в бумажном, так и в электронном формате.

С 1 января 2021 года для тех, кто впервые вступает в трудовые отношения, будут заводиться только электронные трудовые книжки.

Что нужно знать работодателю

Вместо понятия «трудовая книжка» вводится новое — «сведения о трудовой деятельности». К сведениям о трудовой деятельности относятся: прием на работу, место работы, должность, квалификация, перевод, увольнение и основания прекращения трудового договора.

Данную информацию работодатель будет обязан направлять в электронном виде в ПФР ежемесячно. Дополнительные программные ресурсы для этого не требуются – сведения будут предоставляться через существующую систему персонифицированного учета ПФР.

Что требуется от работодателя в переходный период:

1) Внести изменения в текст локальных нормативных актов, трудовых и коллективных договоров.

Необходимо пересмотреть документы, которые регулируют порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и при необходимости внести изменения, позволяющие вести трудовые книжки не только в бумажном, но и в электронном виде.

2) Уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки.

До 30 июня 2020 года включительно работодатель обязан уведомить работников о возможности перехода на электронные трудовые книжки, а также проинформировать их о праве сохранения бумажной версии трудовой книжки.

Для этого необходимо подготовить соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех сотрудников под подпись.

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки

3) Принять от работников заявления на оформление электронной трудовой книжки или сохранение бумажной трудовой книжки.

До 31 декабря 2020 включительно работники должны написать соответствующие заявления.

Если работодатель получил от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, он будет обязан вести трудовую книжку как в бумажном, так и в электронном формате.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работник подаст заявление на оформление трудовой книжки исключительно в электронном виде, то с даты подачи заявления дублировать сведения в бумажную книжку будет не нужно. При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче заявления о переходе на электронную трудовую книжку.

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

Если до конца 2020 года работник не подал ни одного из указанных заявлений, работодатель должен вести трудовую книжку в бумажной и электронной форме одновременно.

4) Отправлять сведения в ПФР ежемесячно.

С 1 января 2020 форму СЗВ-ТД нужно подавать ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В ней необходимо отражать произошедшие за месяц кадровые изменения.

Подробнее о новой форме отчетности вы узнаете на вебинаре «Бухгалтерская и налоговая отчетность за 2019 год. Знаем, что делать в 2020»

_________________________________________________________________________________________

Любим «1С» , сопровождаем с любовью

Наш телефон: +7 343 222 12 50

Наш сайт: sopr1c.ru

Больше статей ищите здесь

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5ddb74cae5f20d1efbfef0d7/elektronnye-trudovye-knijki-s-2020-goda-chto-nujno-znat-rabotniku-i-rabotodateliu-5dfa2ebd16ef9000ae2e12c1

Переход на электронные трудовые книжки: план необходимых мероприятий до конца 2020 года для каждого работодателя

Порядок ведения трудовых книжек 2020

1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Электронная трудовая книжка (ЭТК) это цифровой аналог бумажной трудовой, где будет отображаться та же информация, что и в сегодняшних бумажных книжках за исключением информации об образовании и награждениях.

Данные о трудовой деятельности граждан будут собраны в информационной системе Пенсионного фонда, для этого работодатели с 2020 года начали передавать в ПФР сведения о кадровых изменениях — отчет СЗВ-ТД.

Наши специалисты подскажут, какую программу выбрать для сдачи нового отчета, а также помогут корректно его настроит, если вы уже используете какую-либо программное обеспечение «1С». Информация о трудовом стаже работника до 2020 года уже отражена в базах ПФР. Правда, это стаж и название компании, а вот занимаемой должности в них нет. При устройстве на новую работу подтверждением занимаемых должностей будет служить бумажная трудовая.

Преимущества ЭТК

У работодателей и у работников возникает вопрос: «Что будет с бумажными трудовыми книжками?»

После 1 января 2021 года работодатели выдадут бумажные трудовые книжки на руки сотрудникам. Но только тем из них, кто выберет электронный вариант трудовой и напишет соответствующее заявление до конца 2020 года. Если сотрудник не захочет отказываться от бумажной трудовой, у него будет и бумажная, и электронная.

Работодатели по-прежнему будут вести трудовую на бумаге, а параллельно будут подавать сведения обо всех кадровых изменениях в информационную базу ПФР. Если этот сотрудник сменит работу, новый работодатель также будет обязан продолжать вести его бумажную трудовую и хранить ее у себя.

В любой момент человек, оставивший бумажную трудовую, сможет написать заявление и перейти только на электронный вариант, тогда старую ему выдадут на руки.

Для перехода на электронные трудовые книжки Правительство дало 1 год. В 2020 году организации начинают наполнять информационную базу ПФР сведениями о трудовой деятельности, с 2021 года бумажные трудовые на новых сотрудников заводить перестанут.

Давайте вместе разберемся, что же должен сделать каждый работодатель до конца 2020 года для корректного перехода на электронные трудовые книжки?

31 октября 2020 года можно назвать первой реперной точкой.

Крайний срок уведомления работников об изменениях в порядке ведения трудовых книжек и об их праве выбрать между бумажной трудовой и ведением сведений о трудовой деятельности в электронном виде перенесен с 30 июня на 31 октября (постановление Правительства от 19.06.2020 № 887).

Инициатива по переносу срока исходила от Минтруда и связана с коронавирусом. К указанной дате каждый работодатель обязан в письменном виде оповестить работающих сотрудников о предстоящих изменениях и их праве оставить бумажную трудовую.

Соответствующее заявление от работника должно поступить до конца 2020 года. Уведомление необходимо вручить под роспись всем штатным сотрудникам (в том числе декретницам, работающим удаленно, «потеряшкам») с указанием даты получения. Если кто-то из работников не может прийти в офис, им следует направить заказное письмо с описью вложения.

#Лайфхак 1

Для удобства и оперативности можно разработать единый шаблон заявления от сотрудника о выборе и приложить его к уведомлению. Сотруднику остается только обозначить свой выбор и подписать.

Далее до конца 2020 года необходимо пересмотреть и доработать локальные нормативные акты компании с учетом новых требований по формированию сведений о трудовой деятельности.

Это могут быть «Правила внутреннего трудового распорядка», «Положения о защите персональных данных», должностные инструкции кадровиков и бухгалтеров, инструкция по документообороту и другие документы, в которых упоминается трудовая книжка.

В частности, необходимо указать, как работодатель будет получать, хранить и обрабатывать электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников, как будет их сотрудникам выдавать, в том числе при увольнении. Обязательно надо согласовать изменения с профсоюзом, если он в организации есть.

До 31 декабря 2020 года работодателю необходимо собрать с сотрудников заявления с обозначением сделанного выбора. Если такого заявления нет, то автоматически считается, что сотрудник выбрал бумажную трудовую, и в связи с этим работодатель обязуется продолжать вести ее дальше. Отказаться от нее сотрудник может в любой момент и после 31 декабря 2020 года.

#Лайфхак 2

Начинайте выдавать бумажные трудовые на руки тем сотрудникам, которые выберут электронный вариант, только с 1 января 2021.

До 31 декабря 2020 ответственность за хранение бумажных трудовых несет работодатель, даже если сотрудник уже сделал выбор.

Перед выдачей трудовой в ней необходимо сделать последнюю запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.

Срок передачи сотруднику бумажной трудовой в законе не обозначен. Если работник по каким-то причинам не может получить трудовую лично, нужно отправить ему письменное уведомление с просьбой явиться и получить, или дать разрешение направить ее по почте. Если сотрудник не явился лично и согласия на отправку по почте не дал, работодатель обязан хранить трудовую у себя.

Новые правила — новая отчетность

Ежемесячный отчет СЗВ-ТД нужен для наполнения электронной базы ПФР сведениями о трудовой деятельности. В 2020 году отчет нужно сдавать только тем работодателям, у которых в отчетном месяце появились одно из пяти оснований:

  1. Компания приняла нового сотрудника, уволила или перевела сотрудника внутри компании.
  2. Кто-то из сотрудников сдал заявление о выборе варианта ведения трудовой.
  3. Работодатель поменял название.
  4. Работнику установили (присвоили) вторую или последующую профессию, специальность или иную квалификацию.
  5. По решению суда работнику запретили занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Отчет сдается отдельно на каждого сотрудника, по которому есть основание, до 15 числа следующего месяца. Если за месяц оснований не возникло, организация не должна сдавать СЗВ-ТД. Если оснований не возникнет за весь 2020 год, то первый отчет СЗВ-ТД необходимо будет сдать только в феврале 2021 года. Нулевой формы СЗВ-ТД не предусмотрено.

#Лайфхак 3

Обратите внимание, что в самом первом отчете СЗВ-ТД на каждого сотрудника в табличной части нужно указать сведения о последнем кадровом мероприятии по данному сотруднику по состоянию на 01.01.2020 года. Другими словами — перенести туда последнюю запись из его бумажной трудовой. Более раннюю информацию переносить не нужно.

Порядок сдачи СЗВ-ТД. При увольнении или приеме сотрудника нужно сдавать отчет сразу — не позднее следующего дня после выхода приказа. А вот при переводе или получении заявления о выборе способа ведения трудовой срок определен до 15 числа следующего месяца.

Например, 7 июля 2020 года сотрудник уволился. Уже 8 июля работодателю нужно отправить на него отчет СЗВ-ТД, где в табличной части первым пунктом будет идти последняя информация из трудовой по состоянию на 01.01.2020 г. (например, о приеме), а вторым — запись об увольнении.

10 июля 2020 года работник переведен на другую должность. Работодателю необходимо будет отправить на него отчет СЗВ-ТД в срок до 15 августа 2020 года, где в табличной части первым пунктом будет идти последняя информация из трудовой по состоянию на 01.01.2020 г.

(например, о приеме), а вторым — запись о кадровом перемещении.

Отчет СЗВ-ТД сдают только в электронном виде. Поэтому заранее необходимо позаботиться о технической возможности отправлять отчеты по телекоммуникационным каналам связи и заключить соглашение об электронном документообороте с ПФР на случай, если его еще нет.

За нарушения в работе со сведениями о трудовой деятельности работодателя могут привлечь к административной ответственности как за нарушение трудового законодательства.

За первое нарушение работодатель получит предупреждение, за повторное организацию оштрафуют на сумму до 50 тысяч рублей, предпринимателя — до 5 тысяч.

Если ошибки или бездействие работодателя станут препятствием для трудоустройства человека, он сможет потребовать возместить неполученный заработок (статья 234 ТК РФ).

Наши эксперты с удовольствием проконсультируют вас по всем вопросам бухгалтерского и кадрового учета.

Автор статьи

Альбина Титова, специалист по кадровому делопроизводству,

«1С-Рарус» в Новосибирске.

Источник: https://rarus.ru/press/publications/20200714-perekhod-na-elektronnye-trudovye-knizhki-plan-neobkhodimykh-meropriyatiy-do-nbsp-kontsa-2020-nbsp-goda-dlya-kazhdogo-rabotodatelya-437715/

Шпаргалка для кадровика по переходу на электронные трудовые книжки

Порядок ведения трудовых книжек 2020

В соответствии со ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» приведем перечень действий (схема), которые необходимо выполнить в связи с переходом на электронные трудовые книжки.

Пакет документов

В процессе перехода на электронные трудовые книжки организациям нужно подготовить следующие документы:

  • приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
  • приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка;
  • уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
  • бланки заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также о способе предоставления таких сведений.

Приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Такой приказ (пример 1) позволит работодателю эффективно организовать выполнение требований законодательства о формировании сведений о трудовой деятельности работников и подготовке к сдаче отчетности. Рекомендуем назначить лиц, ответственных за эту работу, а также определить, какие действия и в каком порядке им нужно произвести.

Приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка

Этим приказом локальный нормативный акт (рассмотрим в данном случае ПВТР, пример 2) будет приведен в соответствие действующему законодательству. Кроме того, этот приказ будет доказательством выполнения требований законодательства о внесении изменений в локальные нормативные акты.

Вместо внесения изменений можно утвердить новую редакцию ПВТР. Вносимыми изменениями следует установить также порядок предоставления работниками сведений о трудовой деятельности при приеме на работу и выдачи таких сведений работникам по их запросу или при увольнении.

Здесь же рекомендуем указать адрес корпоративной электронной почты.

Поскольку работодатель обязан ознакамливать работников с локальными нормативными актами[1], указание этого адреса в ПВТР либо другом локальном нормативном акте позволит довести его до сведения работников.

Эти изменения позволят снизить риски либо избежать их при проверках надзорных органов, а также при спорах с работниками.

Уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Уведомление (пример 3) оформляется для выполнения требований законодательства о письменном уведомлении работников до 30.06.

2020 об изменениях в порядке ведения трудовых книжек, порядке предоставления сведений в ПФР, а также о праве выбора между продолжением ведения бумажной трудовой книжки или предоставлением работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.

1 ТК РФ. Также работники будут уведомлены о корпоративном адресе электронной почты для направления заявлений в электронном виде.

Заявления о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также способа их предоставления

Чтобы упростить процесс разработки организацией внутренних шаблонов заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также способа их предоставления, приведем примеры заявлений работников в части способа ведения их трудовых книжек.

Образцы можно раздать работникам для написания заявления лично, в том числе от руки, либо для изготовления с применением компьютера и направления заявления в электронном виде.

Получение заявления работника о ведении трудовой книжки в бумажном виде или предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ позволит работодателю выполнить требования законодательства о предоставлении работнику выбора способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Заявление работника о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности приведено в примере 4, о продолжении ведения трудовой книжки — в примере 5.

В одном заявлении (пример 6) можно указать оба варианта выбора в таблице, а работник поставит подпись в соответствующей строчке.

Предлагаем и еще один вариант — указать оба предложения и в уведомлении (пример 7). На наш взгляд, такой способ также приемлем, ведь в законодательстве не указан какой-то предпочтительный формат.

Ю. Ю. Жижерина,
директор по персоналу

Источник: https://www.profiz.ru/kr/2_2020/Shpargalka_po_etk/

Электронные трудовые книжки с 2020 года: что делать работодателю

Порядок ведения трудовых книжек 2020

С 1 января 2020 года вступили в силу изменения, связанные с электронными трудовыми книжками. Разберем по шагам, что делать

Рекомендуем почитать в Контур.Школе:​

Определяемся с терминологией. Верно так: «сведения о трудовой деятельности»

Термин «электронная трудовая книжка» в нормативных правовых актах не используется. Согласно Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п используются термин «сведения о трудовой деятельности» и новая статья 66.1 в Трудовом кодексе РФ.

Правильно говорить «сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ» — этот термин нужно использовать в кадровых документах.

Что означает формирование сведений о трудовой деятельности?

С февраля 2020 года работодатели начнут предоставлять в Пенсионный фонд новый вид персонифицированной отчетности — отчет по форме СЗВ-ТД. Отчет будет содержать основные сведения о трудовой деятельности работников. Храниться эти сведения будут в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Работодатели будут формировать и предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД независимо от того, продолжат ли они вести бумажную трудовую книжку на работника или он откажется от нее.

Сведения о трудовой деятельности работников будут поступать в информационные системы Пенсионного фонда РФ и храниться там же в цифровом формате. У работодателей не будет доступа к этой информационной системе.

  • Работодатели не будут вести бумажные трудовые книжки на работников, которые впервые трудоустроятся с 1 января 2021 года. Таким работникам будут предоставляться только сведения об их трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. 
  • Остальные работники — на кого до 2021 года была заведена трудовая книжка — до 31 декабря 2020 года включительно должны подать письменное заявление работодателю в произвольной форме с просьбой:

Вариант 1. Продолжить вести бумажную трудовую книжку

После можно в любой момент подать заявление работодателю и перейти на формат предоставления сведений о трудовой деятельности: и в 2021-м, и в 2025-м, и в 2035-м, и в любом другом году. Только работник решает, хочет он отказаться от бумажной трудовой книжки или нет.

Вариант 2. Отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ

Экспресс-курс про электронные трудовые книжки

Научитесь работать по новым правилам 

Подробнее

А если работник передумает и захочет вернуться к бумажной трудовой книжке? Нельзя.

Получив заявление, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику с записью о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. С этого момента работодатель освобожден от ответственности за ведение и хранение трудовой книжки. Работник будет отвечать за ее сохранность сам.

Если ему нужно будет предоставить сведения о своем трудовом стаже в банк или в посольство, то он принесет свою трудовую книжку, а у работодателя запросит сведения о трудовой деятельности у него после даты выдачи трудовой книжки.

Работник также сможет получить сведения о своей трудовой деятельности:

  • в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
  • в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
  • через единый портал государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Пенсионный фонд РФ разрабатывает административный регламент предоставления работнику сведений о трудовой деятельности.

Работнику, который до 31 декабря 2020 года включительно не предоставит работодателю заявление, надо продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Шаг 1. Разрабатываем приказ, в котором назначаем ответственных лиц за каждое мероприятие, определяем виды мероприятий, сроки их реализации

Приказ — необязательный документ, но позволит работодателю организовать процесс перехода на формирование сведений о трудовой деятельности. Форма — произвольная.

В конце статьи есть шпаргалка

Шаг 2. Обеспечиваем техническую готовность к предоставлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР

  • Если у работодателя 25 и более работников, то в Пенсионный фонд РФ уже передавались и передаются иные формы отчетности в электронном виде (например, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) через ранее установленную информационную систему электронного документооборота, например Контур.Отчет ПФ.

Вы можете использовать то же самое программное обеспечение. Покупать и устанавливать какое-то специальное не нужно. Но СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М могли передавать работники бухгалтерии. Поэтому нужно определить, кто из работников, ответственных за кадровое делопроизводство, будет формировать и сдавать отчет по форме СЗВ-ТД.

Этим работникам нужно организовать доступ к информационной системе.

Предоставить сведения о трудовой деятельности работника работодатель сможет также через Кабинет страхователя на сайте Пенсионного фонда РФ, когда станет доступной эта функция.

Если ответственным будет тот же работник, который предоставляет отчеты по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, достаточно его назначить в приказе как ответственного за формирование и передачу в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Покупать специальную программу или заключать отдельное соглашение с Пенсионным фондом на предоставление данного отчета не нужно.

Отчет в электронном виде должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью.

  • Работодатели, численность работников которых менее 25, могут предоставлять отчет в бумажном виде или в электронном.

Шаг 3. Разрабатываем форму уведомления работников

Уведомляем каждого в письменной форме, что законодательство изменилось и нужно сделать выбор и написать заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или отказе от ведения работодателем трудовой книжки и предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Уведомить работников нужно до 30 июня 2020 года включительно.

Обратите внимание: уведомить необходимо каждого работника, в том числе совместителей, дистанционных работников, иностранцев, находящихся в отпусках по уходу за ребенком.Форма уведомления — письменная.

Уведомление по электронной почте не подойдет. Тех работников, кто находится «на удаленке», можно уведомить, отправив почтой письмо с уведомлением с описью вложения.

В Законе № 439-ФЗ не установлено, что форма уведомления должна быть персональная. Если работодателю удобно, он может разработать единую форму уведомления и знакомить с ней работников. Из уведомления работнику должно быть понятно:

  • что изменилось в законодательстве;
  • что будет, если работник решит оставить бумажную трудовую книжку;
  • что будет, если выберет предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и откажется от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работник получит на руки свою бумажную трудовую книжку и будет хранить ее сам.

Заведите реестр работников, которым отправили уведомления. Разработайте график уведомлений. Так легче контролировать процесс. Важно: до 1 июля 2020 года должны быть уведомлены все работники.

Шаг 4. Создайте адрес электронной почты и установите его в локальном нормативном акте работодателя, например в правилах внутреннего трудового распорядка

На этот адрес электронной почты принимайте заявления от работников, отказавшихся от бумажной трудовой книжки. Работник может обратиться с заявлением как в письменной форме, так и направить его на адрес электронной почты. Право выбора способа направления заявления — за работником.

Сведения будут выдаваться по форме СТД-Р, которую утвердит Минтруд РФ.

Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы только у данного работодателя в срок не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления. Также работодатель обязан выдать сведения способом, указанным в заявлении работника:

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (только при ее наличии у работодателя).

Важно: в приказе установите, кто из работников отдела кадрового учета будет ответственен за выдачу сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р и организуйте им доступ к этому адресу электронной почты. Не забудьте в должностной инструкции прописать обязанность этих работников ежедневно проверять электронную почту.

В нормативных актах не установлен срок, к которому работодателю нужно определить адрес электронной почты и установить порядок направления работником заявлений на него, но рекомендую создать его к началу уведомлений работников об изменениях в законодательстве или к моменту, когда появится первый работник, отказавшийся от ведения бумажной трудовой книжки.

Шаг 5. Проанализируйте и при необходимости внесите изменения в локальные нормативные акты

На это мероприятие дается весь 2020 год. Внести изменения вы можете в любое время в течение 2020 года. Просмотрите все локальные нормативные акты работодателя. Те локальные нормативные акты, в которых встречается упоминание трудовой книжки, отложите на изменение. Можете для удобства составить график внесения изменений в локальные нормативные акты.

Если в локальном нормативном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовая книжка упоминается в контексте документа, предъявляемого при приеме на работу, то дополните это предложение после слов «трудовая книжка» словами «и (или) сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ».

Обратите внимание, в ст. 65 ТК РФ с 1 января 2020 года также внесено изменение и теперь документами, предъявляемыми при приеме на работу, являются трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности работников.

И так как работодатель не будет иметь доступа к информационной системе Пенсионного фонда РФ, то именно на основании этих документов работодателю при приеме на работу работника нужно будет посчитать страховой стаж и занести в личную карточку Т-2.

Важно: трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности названы как документы, предъявляемые при приеме на работу.

  • Если в трудовой книжке вы увидите запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, то трудовую книжку вы не принимаете для хранения или ведения. Трудовую книжку в этом случае рассматриваем исключительно как документ для определения стажа и опыта работы и фиксируем эту информацию в личной карточке Т-2.
  • Если в локальном нормативном акте трудовая книжка упоминается как документ, выдаваемый при увольнении, внесите изменения в данный акт в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ. После того как в локальные нормативные акты будут внесены изменения, ознакомьте работников с ними под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Шаг 7. Не позднее 17 февраля 2020 года предоставьте в Пенсионный фонд первый отчет по форме СЗВ-ТД

Отчет по форме СЗВ-ТД надо предоставлять в том числе на работников-совместителей, на дистанционных работников и на работников с бумажными трудовыми книжками. Предоставить отчет работодатель обязан только при наступлении одного из случаев:

  1. Прием на работу.
  2. Постоянный перевод.
  3. Увольнение.
  4. Подача работником заявления о продолжении ведения работодателем трудовых книжек либо о предоставлении работодателем работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

На дату выхода статьи форма утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 740п. О том, как правильно представить СЗВ-ТД читайте в статье «13 самых горячих вопросов о том, как представить новую форму СЗВ‑ТД».

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • 8 шагов работодателя для перехода на ЭТК 379.7 КБ
  • Пример заявления 216.1 КБ
  • Пример уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде 243.1 КБ

Скачать

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1712

������� ���������� �������� ������ � 2020 ����

Порядок ведения трудовых книжек 2020

�������� ������ ������������ ����� ����������� �������� ��������� �����������, ������� ����������� �������������. ���� �������� ������ � ���������� ���������, ��������� � ������ �������� ������������ � ��������� ������ ���.

����������� �������� ������

� 2020 ���� ���������� ������������������ �� ����������� �������� ������. �������� ������������ ������ �� 16.12.2019 �.

� 439 � ����������� ����� �������� ���� ����������� ��������� ����� ��������� � ����������� ����.

����� ������� ����� ����������� �� ���������� ����� ����, ������� ������ � ������������ ����� �������������� � ������ �������� � ����������� �� ����, ����� ������� ���������� ������� ���������.

����������, �������� � ���� ������ �� ����������� ������:

  • ������ ��� ��������� (�������� ���, �������� � �������);
  • ����� � ������� ������ (���� ������, ��������, ����������);
  • ���������� ��������� � ������������;
  • ������ �� ��������� �������, �� ��������� ������� ������������ �������� �����������.

��� ������������ ���� � ��� �� ����������� �������� ������� ������������ ������ ���������� ������� ����� �� ����� ���-��. ������� ��� ����������� � ���������1�: ����-� � ���� ������ ��� ����� ��������� ������������� � ���������� � ���������� ���� �����1�: ����������.

����� �������� �������� �� ����������� �������� ������, ���������� �� ����� ����� ���������� � ����� ������ � ����� ���������� �������. ���������� �������� ������ � �������, �� ������� �������� ������.

��� ����� ������� ����� ���������� ������������, �� ����� ��������, �� ������� � ���������� ���� (� ��� ����� � ������ ��������) ��� � ���. ����� ���������� ����� ������� �������� ����, ������������ ���������� � �������� ��������.

����� ����� ��������� ������ � ������� ����������� �����.

������� ���������� �������� �������� � 2020 �

� �������� �������� �� ���������� �������� �������� ������ ��������� ���������:

  • ������ ������������ ������ �����������, ������ ��� ������� �����;
  • ���� �������� � ������������ �������� �������, ����� ������������ ����������� �����;
  • ������ ��������� ����� (�� ��������� � �������������);
  • ��� ��������� ���� � ������ ����� ������� ���� � �����, ��������� �� ��� �����, � ����� ���, ��������� ������ �����; ��� ���������� ����� ����� ������ ������������� � ��������� �����;
  • ������ ������ ���������� ��������������� �������� �������;
  • ��� ������������� ���� ������� � ������ � ����� ����������� �������;
  • ���� � �������� ��������� ��� ��� �������� ������, ������������ ��������� �� �� ��������� ��������������� ���������� ���������� � ������� ������ ����� ������ �� ������ (����� ������ ������ ����������� ����� ���� ��������). ���� ��������� ����� ������� ������������ �� ������ � 2021 ����, �� ��� ���� �������� ������ ����� ����������� ������ � ����������� ����;
  • �� ������� ��� ������� ��������� ������ � �������� ������ ������ ������������ ��� ���������;
  • ��� ������ �� ������ ������� ����� ������� �������� �����������, � ����� ������ ������ ��� ������� “1”.

���� ���������� ��������� (��������) ������ � ������, ��� ����� �������������� �� ������������ ��������. ������������ ��� ������ ������ ��������� ������������� ���������, � ����� � ���� ������� ���������� ����������.

��� ������������� ��������� ������ ����� �� �������, � ������ �� �������� �� �������, ������� �������� ���������, �� �������� ����� ����������. ��� ������ ���������� �������� �������������� ����.

����� ��������� �������� �������������� �����������, ������ ������ ������������ � ��������������� �����.

���������������, ���� �������� ������ �� �������

� ������������� ������������� �� �� 25.03.2013 �. � 225 � ��. 7 �����������, ��� ��������������� �� ������� �������� ������ (�, ������, � �� �� ����������) ����� �� ������������. ��� ���� �������������� � ��������� ��������������� ����� ���������� ����������� ����, � ������������ – ����������� ������������ (������������, �������� ��� ������ ������������� �� ��� ����).

�������� ��. 5.27 ���� �� ��������������� ���������:

  • ��� ��������� ��������� �������������� ��� ����� �� ����������� ��� 1 000 – 5 000 ���.; �� �� ����� 1 000 – 5 000 ���.; �� ����������� ��� ����� 30 000 – 50 000 ���.;
  • ��� ��������� ��������� ������ ����� �� ����������� ��� 10 000 – 20 000 ���. ��� ��������������� �� 1 – 3 ����; �� �� ����� 10 000 – 20 000 ���.; �� ����������� ��� ����� 50 000 – 70 000 ���.

���� �������� ������� ������� ������� �������� ������, �� ��������� � ���������������� ���������������. � ����� � ��������� �� ����������� �������� �������� ��� �� ����������� ���� ��������� ���������������� ����� ������. � ����� ����������� ������ ������������� ������������ ����� �����������, ������������������� � 1��- � ���� ������ �� ���������� ����� ������� � ��������.

�������� �������? �������� ���������� ������������ ����� ������������!

#1�:���������� #1�:���

�������� ���������� ������������ ��������!

Источник: https://www.1cBIT.ru/blog/pravila-zapolneniya-trudovykh-knizhek-v-2020-godu/

Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 7 октября 2020 г. № 14-2/ООГ-15729 О порядке ведения трудовых книжек работников

Порядок ведения трудовых книжек 2020

Вопрос:

При приеме на работу работник представляет бумажную трудовую книжку и в этот же день подает заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности.

Нужно ли делать в его трудовой книжке запись о наименовании работодателя, приеме на работу и выборе способа ведения трудовой книжки в электронном виде или можно сразу вернуть бумажную трудовую книжку работнику и не делать никаких записей?

Ответ:

Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел Ваше обращение по вопросам о порядке ведения трудовых книжек работников и сообщает.

В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в Вашем обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом.

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Вопросы, связанные с порядком ведения и хранения трудовых книжек, регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 (далее – Инструкция).

В соответствии счастью 3 статьи 66 ТК РФ и пункта 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

В соответствии с пунктом 2 статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ каждый работник по 31 декабря 2020 г.

 включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР. В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 ТК РФ.

Однако до подачи заявления работником о продолжении ведения трудовой книжки или же предоставления ему сведений о трудовой деятельности работодатель в соответствии с пунктом 4 части первой статьи 2 Федерального закона обязан уведомить по 30 июня 2020 г.

 включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

Следует учесть, что за работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (пункт 4 статьи 2 Федерального закона).

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (пункт 5 статьи 2 Федерального закона).

Также в соответствии с части первой статьи 2 Федерального закона N 439-ФЗ работодатели в течение 2020 года должны осуществить мероприятия по принятию или изменению локальных нормативных актов (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии; подготовить и обсуждение с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ, обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах ПФР.

С учетом этого, целесообразно выдавать уведомления работникам после проведенных работодателями в установленном порядке вышеуказанных мероприятий по мере готовности до 30 июня 2020 г.

Одновременно следует отметить, независимо от того внесет ли работодатель изменения в локальные нормативные акты, коллективные договоры, соглашения, он обязан исполнять нормы Федерального закона N 439-ФЗ.

Заявление о выбранном способе подается работником после выдачи работодателем уведомления, что позволит избежать трудовых споров, в том числе в судах.

В случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности работодатель выдает трудовую книжку в день подачи заявления работником (часть 3 статьи 2 Федерального закона). При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Кодекса.

В ситуации, изложенной в обращении, считаем, что при приеме на работу в трудовую книжку работника следует внести запись о приеме на работу, уведомить работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и в случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности внести соответствующую запись в трудовую книжку.

Заместитель директора Департаментаоплаты труда, трудовых отношений и

социального партнерства 

Т.В. Маленко

В рассмотренной ситуации при приеме на работу работник представил бумажную трудовую книжку и в этот же день подал заявление о переходе на электронный вариант ее ведения.

Возник вопрос, нужно ли делать в его трудовой книжке запись о наименовании работодателя, приеме на работу и выборе способа ведения трудовой книжки в электронном виде или можно сразу вернуть бумажную трудовую книжку работнику и не делать никаких записей.

Роструд пояснил, что в указанном случае при приеме на работу в трудовую книжку работника следует внести запись о приеме на работу, письменно уведомить его об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с введением электронных трудовых книжек, и в случае выбора работником цифрового варианта внести соответствующую запись в трудовую книжку.

Источник: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/74636485/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.