Подпись владельца трудовой книжки

Содержание

Правила заполнения трудовой книжки

Подпись владельца трудовой книжки

Организация работы по ведению трудовых книжек начинается с назначения ответственного за эту работу. В п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.

2003 № 225 уточняется, что ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя в лице генерального директора. Он должен приказом, сформированным в произвольной форме, назначить специально уполномоченное лицо.

При этом в приказе важно указать, кто будет вести трудовые книжки в случае отсутствия уполномоченного лица. Некоторые работодатели прибегают к формулировке, что в случае возникновения такой ситуации дополнительное ответственное лицо будет назначаться отдельным приказом работодателя.

Но одного приказа недостаточно. В противном случае такое действие будет вступать в противоречие со ст. 4 ТК РФ, запрещающей принудительный труд.

У специалистов по кадровому делопроизводству обязанность по ведению трудовых книжек прописана в должностной инструкции.

Но часто этот функционал поручают главному бухгалтеру, офис-менеджеру — тем, чьи трудовые функции не связаны с ведением трудовых книжек.

Чтобы это сделать на законных основаниях, помимо приказа следует оформить дополнительное соглашение к трудовому договору или дополнительно внести изменения в должностную инструкцию.

Второй важный вопрос, связанный с трудовыми книжками, касается приобретения бланков. Нередко работник сам приносит работодателю бланк трудовой книжки. Однако брать такой бланк работодатель не может. Согласно п.

 44 Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Он может приобрести эти бланки непосредственно у изготовителя либо у официальных распространителей.

На работодателе также лежит ответственность по учету трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. С этой целью он должен вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а кроме того — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Самое главное — поручить работу тем, кто должен этим заниматься. 

Так, например, нередко работодатель совершает ошибку, делегируя ведение приходно-расходной книги отделу кадров, а не бухгалтерии. А вот учетом всех трудовых книжек и вкладышей в нее в книге учета движения трудовых книжек должен заниматься как раз отдел кадров либо лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

В п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 уточняется, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
  • чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225.

Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку.

Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже.

Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна. 

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек: 

Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами. 

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в  ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком». 

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к». 

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно. 

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.

В графе 2 — дату перевода.

В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) ». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер). 

  • Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»? 

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора.

Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ.

В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен». 

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора. 

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст.

77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

Источник: https://kontur.ru/articles/5380

Трудовые книжки. Заверение записей об увольнении

Подпись владельца трудовой книжки

Согласно п.35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются:

подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек,

печатью работодателя и

подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п.36 Правил).

Напомним, что в п.36 Правил упоминаются случаи, когда в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки.

О подписях

При увольнении внесенные в трудовую книжку записи заверяются подписями работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и работника. Как оформляются эти подписи? Должен ли работник писать какое-нибудь слово, кроме собственно своей подписи, например, слово “Заверяю” или «Ознакомлен»?

Вопрос этот неоднозначный. Среди специалистов имеются споры.

Традиционно подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, оформляется по схеме: «Должность. Подпись. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)».

Пример традиционного оформления подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек (4.7.2)

Мы также обязаны привести еще одну точку зрения на оформление подписей в трудовой книжке, которая получила распространение среди кадровиков в последнее время.

В п.1.1 Инструкции сказано, что в трудовой книжке «Записи производятся… без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать “пр.” вместо “приказ”, “расп.” вместо “распоряжение”, “пер.” вместо “переведен” и т.п.».

Некоторые специалисты полагают, что требование об отсутствии сокращений распространяется не только на сами записи о работе и награждениях, но и на подписи и считают, что в расшифровке подписи нельзя ставить инициалы, нужно фамилию, имя, отчество лиц, ставящих подписи, писать полностью.

Пример оформления подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, без сокращений (4.7.3)

Еще сложнее обстоит дело с подписями работника.

Позиция ряда специалистов такова: п.35 Правил требует только наличия собственно подписи работника. Т.е. предлагается, чтоб работник ставил собственно подпись без расшифровки и др.

Пример традиционного оформления подписи увольняемого работника (4.7.4)

Есть и другое мнение, согласно которому работник должен расписаться по той же схеме, как и лицо, ответственное за ведение трудовых книжек: «Должность работника. Подпись. Расшифровка подписи».

Пример аналогичного оформления подписи увольняемого работника и подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек

Вариант 1 (4.7.5) (работник работал экспедитором)

Когда же наименование должности слишком длинное нередко предлагают заменять ее словом «работник».

Вариант 2 (4.7.6)

Эта позиция обосновывается следующим образом. Согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизита «подпись» входят:

– наименование должности лица, подписавшего документ;

– личная подпись;

– расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Конечно, Правила и Инструкция прямо не указывают на необходимость руководствоваться ГОСТом при работе с трудовой книжкой, и сама трудовая книжка, строго говоря, не относится к организационно-распорядительной документации. Однако вполне допустимо ориентироваться на указанный стандарт, поскольку это не противоречит общему порядку ведения и заполнения трудовых книжек и соответствует сложившейся практике.

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, которая делается под записью об увольнении, традиционно соответствует требованиям ГОСТа и выполняется по схеме: «Должность. Подпись.

Расшифровка подписи». Логично, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника должны производиться по одинаковым правилам, потому что п.

35 Правил не делает между ними различий.

В то же время есть один нюанс.

Иногда приводится аргумент против указания должности в подписи работника в трудовой книжке, а именно некоторые специалисты утверждают, что увольняющийся работник уже не является работником и должности у него уже никакой нет.

Напомним, что день увольнения обычно является последним рабочим днем, и свою должность работник все же еще занимает. Другое дело, когда работник получает свою книжку не вовремя, а уже после увольнения. Тогда должность уже указывать нельзя.

Да и слово «работник» будет не уместно.

Относительно каких-то дополнительных слов в подписи работника отметим следующее: почти все специалисты считают, что не надо писать слова «согласен», «ознакомлен». Этого не требуют ни ТК РФ, ни Правила, ни Инструкция.

Однако иногда встречается мнение, что перед подписями можно писать слово «заверяю», поскольку в п.35 Правил говорится о заверении подписями произведенных в его трудовую книжку записей. Мы думаем, что все эти дополнительные слова излишни.

Достаточно подписи работника.

Таким образом, на практике существуют различные варианты оформления подписей под записью об увольнении. Это связано с неоднозначностью действующего законодательства.

О печати работодателя

Как было отмечено выше, согласно п. 35 Правил при увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются печатью работодателя.

В главе 3 мы уже говорили о том, что не все организации должны иметь печать, некоторые вправе печать и не иметь. Работодатели – индивидуальные предприниматели тоже могут работать без печати.

Ниже мы будем говорить о случаях, когда у работодателя печать есть.

Сравним п.35 Правил.

П.35 в редакции Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225

Источник: https://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/trudovye-knizhki/glava-4-zapolnenie-svedeniy-o-rabote/zapisi-ob-uvolnenii/zaverenie-zapisey-ob-uvolnenii/

Кто должен расписываться в трудовой книжке при увольнении

Подпись владельца трудовой книжки

Независимо от причины увольнения, в трудовой книжке сотрудника делается соответствующая запись, которая должна быть подкреплена подписью и печатью.

В этом случае у сотрудников кадровой службы очень часто возникает вопрос о том, кто расписывается в трудовой книжке при увольнении в обязательном порядке.

Чтобы не допустить возникновения проблемных ситуаций, необходимо знать все тонкости этого процесса.

Основные сведения

Любое расторжение трудовых отношений между сотрудником и руководителем предприятия основывается на созданном приказе об увольнении. Уже после подписания этого документа сотрудник кадровой службы делает соответствующую запись в трудовой книжке уволенного работника. Она должна содержать определенную информацию:

  1. Причину увольнения (обычно прописывается статья Трудового кодекса).
  2. Дату расторжения трудовых отношений.
  3. Номер приказа.

Эта информация в обязательном порядке должна подкрепиться подписью и печатью. С последним атрибутом все предельно понятно — сотрудник кадровой службы или руководитель учреждения ставит гербовую печать. Единственное требование — оттиск должен быть четким. А вот с подписью могут возникнуть некоторые сложности.

Требования к подписи

Согласно Унифицированной системе организационно-распорядительных документов от 2003 года, под словом «подпись» понимается:

  • наименование должности лица, сделавшего отметку об увольнении человека;
  • личная подпись этого человека (руководителя, секретаря, кадровика);
  • Ф.И.О. — расшифровка подписи, присутствие которой необходимо в обязательном порядке.

Подпись должна быть осуществлена той же ручкой, которой была сделана отметка. Она должна быть разборчивой и понятной. Недопустимо, чтобы обязанности были возложены на одного человека, а фактически работу выполнял другой.

Так, если на предприятии заведено, чтобы отметку делал руководитель, нельзя условно возлагать эту обязанность на кадровика или секретаря.

Имеет право подписать трудовую книжку и главный бухгалтер, если на него возложена такая обязанность.

Согласие сотрудника

Работник расписываться в трудовой книжке при увольнении должен, так как этим человек подтверждает свое согласие со сделанной записью и с тем, что получил на руки трудовую книжку.

Законодательством не установлено, какого именно вида должна быть эта подпись. В силу этого среди работодателей существует множество различных вариаций. Но наиболее правильным и популярным является вариант: «С записями ознакомлен (должность сотрудника, фамилия и инициалы)».

Существует множество нарушений, связанных с личной подписью сотрудника. Наиболее распространенным и грубым из них является отсутствие расшифровки, то есть фамилии и инициалов. Это признается ошибкой, поскольку очень часто сама подпись не отображает истинную фамилию человека, а содержит лишь первые буквы и какие-либо другие символы.

Заверение печатью

С этим пунктом все несколько проще, но в отдельных ситуациях могут возникать споры. Печать должна ставиться на завершающем этапе всей процедуры.

До недавнего времени разрешалось применять 2 варианта печати: учреждения или кадровой службы. Но с 2008 года в распоряжение Роструда были внесены некоторые коррективы.

Так, по информации на 2018 год запись в трудовой книжке считается действительной только в том случае, если она была заверена печатью учреждения.

То есть заверение печатью «для документов» является грубым нарушением действующего Законодательства. К оттиску также применяется ряд требований:
  1. Как уже было сказано ранее, правильным считается четкий оттиск. Смазанный или пропечатанный не четко считается нарушением.
  2. Недопустимо, чтобы печать затрудняла прочтение какой-либо информации, в частности, не должна полностью закрывать личные подписи сотрудников.
  3. Идеальным вариантом считается, если печать занимает нижние пустые строчки, немного захватывая подпись уволенного человека.

И главное правило — печать является нужным атрибутом, поэтому про нее нельзя забывать.

При оформлении записи в трудовой книжке сотрудника ответственный сотрудник должен быть предельно внимательным.

Неверно сделанная запись или какой-либо упущенный шаг могут обернуться серьезными проблемами как для уволенного сотрудника, так и для кадровика (или другого работника, на которого возложены обязанности).

При составлении записи работник в первую очередь должен руководствоваться действующим Трудовым Кодексом. И также необходимо изучать нормативные документы, на которые ссылаются некоторые статьи ТК.

Источник: https://trud.help/docs/kto-dolzhen-raspisyivatsya-v-trudovoy/

Нужна ли подпись сотрудника в трудовой книжке?

Подпись владельца трудовой книжки

Трудовая книжка является важнейшим документом, подтверждающим факт трудовой деятельности каждого работающего человека. Именно поэтому так важно, чтобы все записи, содержащиеся в ней, были корректными и правильно оформленными. Проверить данный факт может сам владелец. Подтверждением этому является подпись работника в трудовой книжке.

Такая подпись ставится собственноручно работником предприятия только после того, как все внесенные сведения были им тщательно проверены.

Это делается для того, чтобы не допустить неточностей в совершенных записях со стороны организации-работодателя, обезопасить себя от будущей бумажной волокиты в случае, если выяснится, что запись сделана неверно либо вообще отсутствует, а также исключить возникновение других проблемных ситуаций.

Почему так важно проверять все данные?

Как правило, на неправильно совершенные записи либо их полноту лицо обращает внимание только при выходе на пенсию, во время оформления заграничного паспорта для выезда за рубеж или при сборе необходимой документации для получения банковского кредита.

Некорректное заполнение основного трудового документа лица может повлечь отрицательные последствия, которые необходимо немедленно устранить.

Однако не всегда это возможно сделать быстро и без существенных временных затрат, ведь организация – бывший работодатель может быть реорганизована, сменить свое фактическое место нахождения, поменять руководителя либо вообще быть ликвидирована. В этом случае потребуется не один день на восстановление правильной записи в трудовой книжке.

Именно поэтому так важно, перед тем как собственноручно завизировать имеющиеся сведения о трудовой деятельности, ознакомиться с ними и тщательно проверить все данные.

Когда работник должен ставить личную подпись в трудовой

Отечественным законодательством предусмотрено несколько случаев, когда работник обязан поставить свою подпись в основном документе о своей трудовой деятельности и профессиональном стаже. Среди них выделяют следующие:

  1. на титульном листе трудовой книжки после того, как ответственный за ее ведение и хранение заполнит все основные сведения о конкретном сотруднике (фамилия, имя, отчество, день, месяц и гор рождения, записи о полученном образовании (полном или неполном), профессия, специальность или специализация с указанием уровня квалификации)}
  2. на титульном листе после совершения всех записей, отраженных в пункте 1, при выдаче работнику дубликата трудовой книжки}
  3. при выдаче вкладыша к трудовой книжке подпись ставится также на титульном листе, после заполнения всех необходимых полей (вкладыш имеет юридическую силу только в совокупности с трудовой книжкой)}
  4. после ознакомления со всеми внесенными в трудовую книжку записями, реквизитами, а также после проверки наличия подписи и печати организации-работодателя или уполномоченного лица.

Совершение каждой новой записи, которая вносится сотрудником отдела кадров в трудовую книжку или в ее вкладыш, связанная с переводом в другое подразделение, назначение на другую должность, увольнение работника, должно сопровождаться оповещением работника. При этом само лицо, в отношении которого вносились соответствующие изменения, должно расписаться в личной карточке о том, что оно ознакомлено с данным фактом.

Например, в случае увольнения при вручении документа о трудовой деятельности сотруднику лично в руки, работник ставит подпись в трудовой книжке, а также в двух других документах, в частности:

&nbsp}

  • в личной карточке}
  • в книге учета движения трудовых книжек.

Личная карточка – это документ установленного образца, который должен быть оформлен на каждого работника, трудоустроенного в конкретной организации. Она состоит из 11 разделов, в том числе общих сведений, информации о воинском учете, прием на работу и соответствующие переводы, аттестация, окончание курсов повышения квалификации, переподготовка.

Книга учета представляет собой комплексный документ, в котором регистрируется любое движение трудовых книжек внутри и вне организации-работодателя.

В законе есть одна оговорка, в соответствии с которой подпись работника не ставится в том случае, когда в день прекращения юридического действия трудового договора невозможно выдать трудовую книжку.

Это может быть обусловлено тем, что работник отсутствует либо отказывается получить ее на руки.

В этой связи представитель работодателя должен направить ему соответствующее уведомление, в котором содержится предложение забрать трудовую лично либо дать письменное согласие на ее отправку посредством почтовых услуг.

Цель внесения подписи работника в трудовую книжку

Некоторые считают, что подпись работника, проставляемая в указанных случаях в трудовой книжке, не несет в себе никакой смысловой и юридической нагрузки. Однако это мнение ошибочно.

Основные цели совершения подписи сводятся к следующему:

  • проставление образца подписи на титуле трудовой книжки, чтобы в дальнейшем можно было сличить вновь совершаемые подписи в сведениях о работе}
  • свидетельство того, что работник ознакомился с внесенными данными и подтверждает их корректное содержание}
  • исключение возможности наступления предусмотренной законодательством ответственности.

Требования, предъявляемые к подписи работника

Ни Трудовой кодекс, ни законодательство, регулирующее порядок ведения и хранения трудовых книжек, не содержат прямых предписаний, касающихся постановки подписи работника. Однако практические работники накопили достаточно богатый опыт по данному вопросу. В этой связи подпись работника должна соответствовать следующим рекомендациям.

  1. Подпись должна быть аккуратной.
  2. Подпись должна быть совершена гелевой, перьевой или шариковой ручкой чернилами синего, черного или фиолетового цвета.
  3. После того, как работник поставил свою подпись, необходимо расшифровать ее.
  4. Расшифровка подписи должна быть полной, то есть необходимо указать не только фамилию, но и инициалы работника.
  5. В трудовой книжке должна ставиться только подпись и ее расшифровка без дополнительных пояснений в виде «с записями ознакомлен», «согласен» или «совершенные записи верны».

Однако относительно последнего пункта существуют активные дискуссии, ведь в соответствии с государственным стандартом реквизит «Подпись» включает в себя следующие элементы:

  • название должности работника, который поставил свою подпись}
  • личная подпись}
  • расшифровка подписи с указанием фамилии и инициалов.

Вместе с тем, в государственном стандарте закреплен перечень документов, на которые распространяются все его требования. Трудовая книжка в этом списке не числится, поэтому в отношении нее положения ГОСТа носят рекомендательный характер и не требуют обязательного соблюдения всех требований.

Место для подписи работника в трудовой книжке

Многолетняя практика свидетельствует о том, что личные подписи самого работника и сотрудника кадровой службы, ответственного за ведение трудовых книжек, должны располагаться строго в графе 3.

При этом подпись работника должна быть проставлена четко под подписью кадровика без пропуска строк. Данный факт свидетельствует о недопустимости размещения подписей обоих сотрудников на одной строке.

Кроме того, установлена очередность совершения подобных записей, которая сводится к следующему:

  • ставится подпись ответственного лица с указанием расшифровки}
  • делается оттиск печати организации-работодателя}
  • совершается подпись работника и производится расшифровка фамилии и инициалов.

Печать должна располагаться так, чтобы не скрывать подписи, совершенные кадровиком и увольняемым работником. Не рекомендуется ставить ее таким образом, чтобы ее оттиск закрывал часть текста. Поэтому лучше, если печать будет захватывать лишь часть подписи работника и кадровика и нижние пустые строки.

Таким образом, нормативно-правовые акты, регулирующие трудовые отношения между работником и работодателем, а также основные правила заполнения трудовых книжек содержат лишь положения о том, где должен расписаться сотрудник в трудовой книжке. Все остальные моменты вырабатывались практическими работниками в течение профессиональной деятельности.

Источник: https://hr-portal.ru/article/nuzhna-li-podpis-sotrudnika-v-trudovoy-knizhke

Электронная трудовая книжка: ответы на популярные вопросы

Подпись владельца трудовой книжки

С какой даты вводятся электронные трудовые книжки на территории Российской Федерации?

 — Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде началось с 1 января 2020 года.

Вместе с тем термина «электронная трудовая книжка» ТК РФ не содержит. Статья 66.1 ТК РФ говорит о сформированной работодателем в электронном виде основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (сведения о трудовой деятельности). Сведения о трудовой деятельности ведутся работодателем только в электронном виде.

Источник 1 и Источник 2

Какие сведения вносятся в электронную трудовую книжку?

 — Это информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, об установлении второй и последующей профессии или иной квалификации, а также другая предусмотренная ТК РФ или иным федеральным законом информация.

При этом информация, содержащаяся в сведениях, в основном повторяет информацию, содержащуюся в трудовой книжке.

Источник

В трудовую книжку в бумажной форме сведения о награждении вносятся, а в ЭТК — нет. Почему?

 — В сведения о трудовой деятельности информация о награждении за успехи в работе не вносится, потому что такая обязанность работодателя законодательством РФ не установлена. Представляемая работодателем в ПФР форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» также не содержит раздела для указания сведений о награждении за успехи в работе.

Источник

Что должен сделать работодатель в связи с введением электронной трудовой книжки?

 — До конца 2020 года работодатели должны:

  • принять или изменить локальные нормативные акты с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
  • подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;
  • обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
  • до 31 октября 2020 года включительно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Источник: Ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», п.2 постановления Правительства РФ от 19 июня 2020 № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году»

Нужно ли рассылать уведомление о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде внешним совместителям, если трудовые книжки на них ведут на основной работе? Необходимо ли от них получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек, если книжки ведутся в основной организации?

 — Нет, не нужно. При оформлении трудовых отношений по совместительству работник трудовую книжку не представляет. В связи с тем что работодатель не ведёт трудовые книжки работников-совместителей, уведомлять их о переходе на ЭТК и получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек нет необходимости.

Источник

Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с подписью работника об ознакомлении нужно хранить в личных делах? Подшивать ли их к делу при увольнении сотрудника? Хранить ли их в отдельных папках?

 — Хранить уведомления работодатель вправе как в личном деле, так и в общей папке.

Источник

Разъясните порядок действий работодателя с заявлениями о выборе способа ведения трудовой книжки.

После выдачи трудовой книжки на руки работнику заявление о выборе ЭТК вкладывается в трудовую книжку или хранится у работодателя, которому подано заявление? Какой срок и порядок хранения такого заявления? Где хранится заявление о выборе бумажной трудовой книжки? Если оно остается у прежнего работодателя, то как новый работодатель узнает о том, что работник уже сделал выбор о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и дату этого заявления, ведь в данном случае СТД-Р работник не предоставляет?

 — Если гражданин не впервые поступает на работу, то при заключении трудового договора он обязан предъявить работодателю трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен трудовой книжки.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утверждён Приказом Росархива от 20.12.2019 № 23. В настоящее время заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в этот перечень не внесены. Вероятно, работодателю следует определить срок хранения указанных заявлений самостоятельно — не менее 5 лет.

Источник

Что делать, если работник в отпуске или на больничном и поэтому не успевает обратиться к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки?

Источник: https://iitrust.ru/articles/expert/elektronnaya-trudovaya-knijka-otvety-na-populyarnye-voprosy/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.