Оформление недействительной записи в трудовой книжке

Содержание

Оформить «Запись недействительна» в трудовой книжке

Оформление недействительной записи в трудовой книжке

Трудовая книжка – это важный документ, в который производятся записи о настоящем и предыдущих местах работы гражданина, о том на какие должности и в какие периоды он назначался. Данный документ является наиболее удобным для счисления трудового стажа гражданина, при начислении пенсионных выплат, и оформлен  должен быть грамотно и с соблюдением норм законодательства.

Поскольку записи в трудовой книжке делаются вручную, при оформлении могут быть допущены ошибки. Записи, сделанные с ошибками, являются недействительными и могут сделать недействительным весь документ.

О том, как поступать в ситуации, когда при внесении данных допущена ошибка, как быть с недействительной записью в трудовой книжке, в каких случаях это делает недействительным весь документ, мы расскажем в нашей статье.

Ошибки и последствия

Допустить ошибку в трудовой книжке сотрудника может работник отдела кадров, ещё на этапе оформления.

Когда на вас заводят трудовую книжку, сотрудник отдела кадров или бухгалтерии организации должен заполнить  титульный лист.

Именно допущенные здесь ошибки могут послужить причиной того, что трудовая книжка будет признана недействительной. Наиболее распространёнными и фатальными являются следующие ошибки:

  • Ошибка в личных данных. Если ФИО в трудовой отличается от указанных в паспорте, то документ считается недействительным;
  • Если заполнявший трудовую книжку сотрудник не расписался или забыл поставить печать, то трудовая книжка является недействительной;
  • Если дата заполнения указана не соответствующая действительности. Это можно выявить, если дата заполнения указана более ранняя, чем дата изготовления бланка трудовой книжки.

Есть, однако же, ошибки, которые регламентированы законодательством и  те, которые подлежат исправлению. Давайте подробно рассмотрим, какие именно могут встречаться недействительные записи в трудовой книжке.

Регламент

Записи в трудовую книжку вносятся согласно правилам, которые диктует трудовое законодательство. Здесь есть специальные документы, которые именуются «Инструкция по заполнению трудовых книжек», и «Правила ведения и хранения трудовых книжек».

В этих документах освещены некоторые моменты, связанные с тем, что стоит делать в случае внесения в трудовую книжку ошибочной записи. Согласно этим документам можно поделить ошибки на 3 группы:

  • Подлежащие исправлению. В правилах ведения чётко указан порядок действий, которые необходимо предпринять в случае выявления таковых;
  • Не подлежащие исправлению. Устранение этих ошибок может повлечь за собой последствия, в которых трудовая книжка будет признана недействительной. В частности это касается ошибок допущенных при заполнении титульного листа;
  • Не регламентированные ошибки. Ответственность по исправлению или принятию решения о замене трудовой книжки гражданин, ложится на должностное лицо, в чьи обязанности входит работа с трудовыми книжками сотрудников.

Исправление

В спектре ошибок, связанных с ведением трудовой книжки, допускается исправление только те, которые относятся к сведеньям о работе и о вознаграждениях, которых был удостоен владелец. Исправить ошибку могут только:

  • Работник, имеющий допуск к ведению трудовых книжек на предприятии, где она была допущена;
  • Работник, в чьи должностные обязанности входит ведение трудовых книжек сотрудников, на настоящем рабочем месте владельца книжки, при наличии официального разрешения от организации, допустившей ошибку.

Согласно правилам и инструкциям по ведению записей в трудовой книжке, допускаются следующие методы по работе с ошибочными записями:

  • Зачёркивание, которое допускается лишь в редких случаях, для исправления таких данных о сотруднике, как ФИО и дата рождения. Это регламентированное изменение возможно лишь в тех случаях, когда владелец трудовой книжки меняет ФИО, и некоторых других;
  • Дополнение. К примеру, внесение правильной информации, после зачёркивания записи, признанной не актуальной и т.п.;
  • Признание записи недействительной. Это наиболее распространённый способ, в соответствии с которым действуют, допуская ошибки связанные с внесением ошибочных сведений о работе.

В случаях, когда в документ внесены исправления, на внутренней стороне трудовой книжки указывается перечень документов, на основании которых были внесены поправки. Обычно обозначают несколько документов, на которые можно сослаться.

Признание записи недействительной

Если допущена ошибка при внесении новых сведений о месте работы, датах и т.п. то наиболее правильным будет признать запись недействительной. Механизм внесения изменений в соответствии с этим способом легче всего просмотреть на примере.

Допустим, сотрудник планирует уход с занимаемой должности, по средствам заявления по собственному желанию.

Как мы знаем, для таких случаев предусмотрен двухнедельный срок, в который сотрудник может изменить своё решение.

Однако отдел кадров начинает готовить приказ об увольнении практически сразу и делать соответствующие записи в документах заранее. В трудовую книжку при этом вносится запись со ссылкой на приказ об увольнении.

Через неделю сотрудник изменил своё решение и предпочёл остаться на занимаемой должности, а пометка об увольнении уже была внесена в трудовую книжку.

В таких случаях отдел кадров должен издать новый приказ, который отменяет приказ об увольнении сотрудника. В трудовой книжке при этом вносится запись — «Запись под номером (указывается номер записи об увольнении) недействительна».

После указывается  дата,  и номер приказа, согласно которому приказ об увольнении считается недействительным.

Такой порядок изменений предусмотрен, если ошибка имеет под собой документальный характер. Однако при допущении ошибки в названии организации, в порядковом номере записи и дате, также стоит указать, что запись в трудовой книжке, где она допущена, является недействительной.

В таких случаях в следующей графе пишется – «Запись под номером ___ недействительна» без ссылки на документацию, но с обозначением даты. В трудовую книжку после этого вносится правильная запись.

Источник: https://trudinsp.ru/oformit-zapis-nedejstvitelna-v-trudovoj-knizhke.html

Запись считать недействительной в трудовой книжке: образец – Дело

Оформление недействительной записи в трудовой книжке

Трудовая книжка на сегодняшний день — главный документ, подтверждающий рабочий стаж человека, определяющий сумму пенсионных выплат и в определённых случаях дату выхода на пенсию. Любая оплошность кадровика при оформлении трудовой может повлечь за собой серьёзные последствия (и не только для владельца документа).

К сожалению, не все лица, занимающиеся ведением кадрового документооборота, знакомы с правилами внесения корректив в неверно указанную информацию в трудовом регистре.

Разберёмся: из-за каких недочётов кадровиков основной реестр, отражающий трудовой стаж человека, может оказаться в целом недействительным, кто должен вносить коррективы в бланк, как грамотно признать недействительной ошибочную запись и как её поправить.

Когда запись в трудовой признаётся недействительной: образцы и нюансы

Фактически есть два вида несоответствий в трудовой книжке, при возникновении которых последствия классифицируются по-разному, вернее, это даже не виды, а два места:

  1. Если ошибочные сведения будут найдены на титул-листе трудового регистра, это, как правило, приводит к тому, что такой документ при его сдаче в ПФР для учёта трудового стажа признаётся недействительным в полном объёме. В этом варианте решение одно — делать дубликат трудовой, где все записи будут правильными (более подробно об этом расскажем в отдельной главе).
  2. На страницах, которые содержат информацию о рабочем стаже человека, а также на листах с вынесенными ему благодарностями и с отметками о полученных им наградах, корректировки возможны, но только с соблюдением всех требований кадрового документооборота. Итак, какие ошибки можно исправить с помощью признания записи недействительной:
    • Ошибочное и/или неполное написание должности работника — одна из самых распространённых ошибок. При любой неточности, несостыковках со штатным расписанием или с трудовым соглашением служащего нужно в обязательном порядке признавать такую запись недействительной. Это, во-первых, важно для работника, к примеру, когда вместо «главного специалиста» указывают просто «специалист» и т. п., ведь это влияет на реноме работника, а также на уровень оклада на следующем месте работы. Но, во-вторых, в этом случае больше может пострадать как раз сам работодатель, когда при проверке запись в трудовой не будет биться ни со штатным расписанием, ни с отчётностью в фонды и налоговикам, ни с остальным документооборотом по конкретному работнику. Это грозит штрафами для предприятия. Схема действий кадровика при обнаружении такой ошибки стандартная — под следующим номером записи (в нашем примере — №6) дублируется дата и основание некорректной записи, пишется формулировка «Запись за номером _ недействительна», а далее ставится текст о приёме на работу с указанием правильной должности. Образец такой записи может выглядеть таким образом.Запись об ошибке при указании должности может выглядеть так
    • Другой вариант — некорректно указанные даты приёма, увольнения и распоряжения. Заметим: всё, что касается стажа работников, особенно тщательно отслеживается и налоговым регулятором, и ПФР. Поэтому здесь тоже всё должно быть чётко — даты в приказе о приёме на работу, в трудовом контракте и книжке должны быть идентичными. К примеру, даже если человек, вносящий дату, просто опечатался, как в примере ниже, он должен оформить на имя гендиректора предприятия служебку с обоснованием выпуска отдельного распоряжения по этому вопросу и внесения корректив в документ. И только после этих шагов допускается фиксация неправильной цифры в качестве недействительной и создание новой записи со ссылкой на корректирующий локальный акт с указанием его номера и корректной даты трудоустройства (или увольнения). Стандартно уточнённая запись фиксируется визой ответственного лица с её расшифровкой и гербовой печатью юр.лица.Опечатка в дате выпуска приказа (здесь она указывает на факт, что приказ вышел после трудоустройства) ведёт к признанию такой записи недействительной
    • Ещё момент, где может быть допущена оплошность кадровиком, — когда в своё время не была уточнена информация о реорганизации предприятия, а при увольнении человека предыдущее название компании уже не соответствует новым данным в штампе фирмы. Проставлять в запись об увольнении новую печать без обоснования причины запрещено. Иначе эти данные не будут засчитаны в трудовой стаж и будут признаны ошибочными (можно и штраф за это получить). Действия здесь должны быть определёнными — указать на запись об увольнении как недействительную, последующей записью зафиксировать факт и основание по реорганизации и только после этого сделать запись об увольнении уже из реорганизованной фирмы. В крайнем случае можно записать, что компания была реорганизована уже после оформления увольнения.Лучше не злоупотреблять такими записями, когда дата более раннего приказа стоит после нового распоряжения
    • Много ошибок допускается начинающими кадровыми работниками при неправильных формулировках статей увольнения. Здесь встречаются и просто чисто формальные ошибки, когда сокращаются до аббревиатур слова «Трудовой кодекс Российской Федерации» или сжимаются слова (типа «статья»). А есть и более серьёзные моменты, когда допускаются ошибки в номере статьи или её формулировке.
    • Отдельный вопрос — когда запись в регистре признаётся недействительной после иска уволенного человека и решения судебной инстанции (или постановления инспекции). Когда регулирующим органом выносится определение о восстановлении в должности или исправлении формулировки. Особенно часто это происходит при увольнении «по статье». В этом случае по стандартным правилам выпускается приказ и только на его основании делается запись, отменяющая предыдущую, проставляется основание этого шага.Образец внесения записи о восстановлении на рабочем месте может выглядеть так, здесь обязателен номер приказа о восстановлении
    • В отдельном блоке, содержащем инфо о награждениях все коррективы должны вноситься аналогично. Если допущена опечатка, её можно просто уточнить, до этого оформив запись как недействительную. Если же несоответствия были допущены по существу, помимо признания записи недействительной, нужны ссылки на регламентирующий уточнения внутренний акт.а
    • Если в реестре трудовой деятельности ошибочные данные обнаружены сразу в двух, идущих друг за другом, записях, нельзя одной записью аннулировать две. Каждая ошибка признаётся отдельно (одна некорректная запись — одно признание её недействительности).

Нужно понимать, что если кадровик или другое должностное лицо, ведущее кадровую документацию, обнаруживает в трудовом регистре работника ошибки, даже если они были допущены на предыдущем месте работы, он обязан предупредить об этом сотрудника и рассказать ему обо всех последствиях. Кроме этого, помочь человеку в исправлении сложившейся ситуации — прямая обязанность ответственного работодателя. Главное здесь — помнить о том, что все коррективы по предшествующим местам работы должны быть официально признаны.

И знайте: отказать человеку в приёме на работу, аргументируя этот факт причиной, что у него неверно оформлена трудовая книжка, неправомочно. Правильное оформление документации — обязанность нанимателя, и служащий не может отвечать за некомпетентность кадровой службы.

Кому доверено право делать коррективы в трудовых регистрах

Корректировать записи в личном трудовом реестре могут только ответственные работники, отдельно назначенные на должность ведения кадрового делопроизводства и трудовых вопросов (по специально выпущенному локальному акту). Сюда могут быть отнесены:

  1. Директор организации или индивидуальный предприниматель, который берёт кадровое делопроизводство на себя (с определённой формулировкой в приказе).
  2. Работник бухгалтерии — как правило, эту функция возлагается на бухгалтерию, когда в штате микро и малых предприятий нет кадровой службы.
  3. Кадровики обычно ведут трудовое делопроизводство на средних и крупных предприятиях.
  4. Юрист компании, ведущий кадровые вопросы.

Ключевое требование здесь — должно соблюдаться основное правило кадрового документооборота: исправление записи допускается только после ознакомления с документацией, подтверждающей некорректность записи и наличие ошибки.

Внести отметку о недействительности записи имеет право как сотрудник, допустивший ошибку, так и должностное лицо с нового места работы обладателя трудовой книжки, даже если работник к тому времени уже сменил несколько мест трудоустройства. Здесь важно руководствоваться требованиями законодательства, предусматривающими документальное подтверждение факта, поэтому при исправлении ошибок другого нанимателя нужно получить от него официальную бумагу.

Главные документы, на которые следует опираться при внесении исправлений:

  • Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» №225, вышедшее 16.04.2003.

Источник:

Исправление в трудовой книжке: образец 2019 года

Порядок внесения исправления в трудовую книжку в 2019 году: образец2.8 (55%) 4 votes

Трудовая книжка должна заполняться строго по правилам, установленным законом. В случае допущения ошибки, она должна быть исправлена надлежащим образом или Пенсионный Фонд может не засчитать работнику этот период в стаж работы либо могут возникнуть проблемы при трудоустройстве.

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Исправления, вносимые в трудовую книжку можно разделить на два вида:

  1. Исправления, которые необходимо сделать при изменении или дополнении личных данных работника на титульном листе.
  2. Исправления, которые необходимо сделать при обнаружении ошибки в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Отдельно идет случай, когда ошибка обнаружена при заполнении титульного листа, в этом случае она не исправляется, а заполняется новый бланк.

Исправления могут вноситься следующими способами:

  1. Зачеркивание одной чертой, которая не мешает прочтению записи и проставление верной информации рядом.
  2. Признание информации недействительной, путем внесения соответствующей записи.

Первый способ можно использовать только на титульном листе, поскольку зачеркивание сведений в остальных разделах категорически запрещено.

Общие правила

Инструкция по заполнению трудовых книжек и Правила ведения содержат четкие указания, как произвести исправление в трудовой книжке. Образец 2018, который соответствует требованиям этих актов можно посмотреть.

Запись неверна

Если в записи обнаружены ошибки, то ее можно исправить только путем признания ее неверной. Это правило касается информации, содержащейся в разделах о работе и о награждении.

Запись можно признать недействительной двумя способами:

  1. Ставится запись о том, что запись № 000 недействительна, а в следующей строке вносится правильная запись. То есть, исправление делается двумя строками с разными порядковыми номерами.
  2. В одной записи признают недействительность и поясняют причину. Например, пишут «Запись за № 5 недействительна, восстановлен на работе».

Источник: https://okarb.ru/kadrovyj-uchet/zapis-schitat-nedejstvitelnoj-v-trudovoj-knizhke-obrazets.html

Запись в трудовой книжке считать недействительной: порядок внесения исправлений и образец оформления документа

Оформление недействительной записи в трудовой книжке

Ведение трудовых книжек должно подчиняться общим правилам. При внесении в нее данных работодатель может допустить ошибки и неточности. Это может повлечь за собой определенные негативные последствия: утрату части пенсии, нанесение репутационного ущерба и пр.

Работодателю может потребоваться внесение исправлений в трудовую книжку как при допущении ошибок, неточностей и опечаток специалистов кадровой службы, так и для того, чтобы исправить ошибки предыдущего работодателя.

В каких случаях вносятся исправления о недействительности записи

При внесении исправлений в трудовую книжку работодателю следует руководствоваться:

  1. Трудовым кодексом, например, при определении оснований для увольнения и прочих данных (по Главе 13).
  2. Правилами ведения и хранения трудовых книжек от 2003 года №225.
  3. Инструкцией по заполнению трудовых книжек, которая была утверждена в 2003 году №69.

Согласно действующим правилам ведения трудовых книжек, которые были утверждены Постановлением Правительства от 2003 года №225, сведения из трудовых книжек должны быть исправлены, если они содержат ошибочную информацию. Об этом прямо сказано в пп. 26-30 указанных правил.

В зависимости от того, в каком именно разделе трудовой книжки была допущена ошибка или неточность, для работодателя предусмотрено три варианта исправления информации:

  1. Сделать отметку о недействительности записи в трудовой книжке.
  2. Зачеркнуть ошибочные сведения.
  3. Дополнить имеющиеся данные актуальной информацией (например, если сотрудник получил высшее образование и его профессия изменилась).

Отметка сотрудников кадровой службы о том, что запись из трудовой книжки можно считать недействительной, проставляется только в разделах, которые посвящены месту работы сотрудника и имеющимся у него наградам (по п. 30 Правил №225).

Когда кадровик компании ошибся при первичном оформлении трудовой книжки своему сотруднику, то признавать запись недействительной не нужно. Испорченный бланк документа попросту уничтожается, о чем составляется соответствующий акт. При этом кадровику следует корректно заполнить новый бланк, который предстоит выдать сотруднику (согласно п. 42 правил №225).

Также в п. 30 Правил №225 сказано, что вместо отметки о признании определенной записи недействительной в нее вносится отметка с достоверными сведениями.

Прописанный здесь порядок исправления записи в трудовых книжках распространяется и на такие ситуации, когда в книжку вносятся данные о переводе сотрудника на другое рабочее место или при его увольнении из компании, когда такое увольнение через какое–то время признано незаконным и аннулировано.

Корректировки допускается внести как нынешним работодателем, так и в компании, в которой ошибки были допущены при заполнении трудовой книжки. В первом случае запись считается недействительной на основании официального документа по п. 27 правил №225.

Текущая фирма исправляет ошибочные сведения при ликвидации прежнего места работы своего сотрудника по п. 28 правил №225.

Как внести исправления

Работодателю особенно важно учитывать следующее правило: при исправлении недостоверной информации в трудовой книжке ему не допускается использовать корректоры или лезвия. Любые правки производятся исключительно через признание отдельной записи недействительной и ошибочной.

Согласно законодательным нормам, для внесения изменений сотрудник должен предоставить документальное подтверждение ошибочности сведений. Причем такое подтверждение должно быть предоставлено в оригинале: копии и свидетельские показания не учитываются.  Последние позволяется учесть только в двух случаях: если они были обусловлены решениями судебной инстанции, или на предприятии имела место массовая утрата трудовых книжек компанией (по абз. 2 п. 29 Правил №225).

Исправления в трудовую книжку о недействительности записи вносятся в разделы, которые содержат информацию о местах работы сотрудника или о его награждениях. Эти пояснения содержатся в п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек №69 от 2003 года. В указанном документе отмечается, что в трудовой книжке должна появиться запись о недействительности внесенной информации. Для этого:

  1. В 1 графе указывается хронологический номер такой записи. Номер указывается по порядку, причем не имеет значения, какая из записей по счету будет корректироваться с помощью данного исправления. Например, если корректировке подлежит запись №2, а всего на текущий момент 6 записей, то исправляющая запись будет иметь №7.
  2. Во второй графе трудовой книжки проставляется дата внесения корректировочных отметок в формате хх.хх.хххх.
  3. В третью графу вносится непосредственно корректировочная запись «Например, запись №2 недействительна».
  4. В графу 4 вносятся реквизиты документа, на основании которого сделана корректировка. Например, если фирма исправляла собственные ошибки, то это будет внутренний локальный акт, а если ошибки прошлого работодателя – то это реквизиты предоставленной сотруднику справки или выписки по прошлому месту работы.

На этом корректировка сведений считается завершенной. Сотруднику остается только произвести правильную запись в трудовую книжку.

Неточности в порядковом номере записи, дате внесения, содержании и реквизитах документа исправляются в общем порядке.

Пропущенные записи вносятся в трудовую книжку в любое время, когда стало известно о том, что здесь содержится неполная информация. При этом все остальные записи признавать недействительными не нужно, они являются верными.

При необходимости внесения изменений в раздел с поощрениями после признания записи недействительной вписывается верная информация: дата и номер получения вознаграждения, данные о полученном работником поощрении, реквизиты нормативно-правового акта.

Образец того, как сделать запись в трудовой книжке недействительной, можно скачать здесь.

Здесь приведен общий порядок внесения исправлений в трудовую книжку, но на практике возникают специфические ошибки, исправление которых не урегулировано законодательно. Такие неточности исправляются, согласно сложившейся в кадровом делопроизводстве практике, на основании аналогичных примеров самостоятельно специалистами кадровой службы.

В случае признания увольнения недействительным отметка об этом вносится в трудовую книжку в общем порядке. При этом по заявлению работника ему могут выдать дубликат трудовой книжки, в котором вовсе не будет отметки о незаконном увольнении.

Трудовая книжка имеет ограниченное количество страниц. Если строчек в трудовой книжке не хватает, то специалист кадровой службы оформляет вкладыш. Этот документ хранится вместе с трудовой книжкой. Особых правил для внесения исправлений во вкладыш трудовой книжки не предусмотрено: это делается по общему алгоритму.

Работодателю следует помнить, что за нарушение правил исправления неверных записей в трудовой книжке он несет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Таким образом, запись, которая внесена в трудовую книжку по ошибке, считается недействительной, только когда ошибка допущена в разделе с информацией о месте работы сотрудника или имеющихся у него наградах. Для этого необходимо в хронологическом порядке внести запись о недействительности ошибочной записи и далее сделать правильную заметку.

В графе 4 трудовой книжки в обязательном порядке необходимо прописать документ, который послужил основанием для внесения исправлений. Исправления в трудовую книжку вносятся как прошлым работодателем, который допустил ошибку, так и нынешним. Свидетельские показания не могут стать основой для исправления.

Зачеркивание или замазывание неправильных записей не допускается.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/scitat-nedejstvitelnoj.html

Что необходимо делать если запись в трудовой книжке оказалась недействительна

Оформление недействительной записи в трудовой книжке

Трудовая книжка является главным документом, подтверждающим продолжительность трудового стажа человека. В неё вносятся сведения о всех приёмах на работу и увольнениях гражданина.

Заполнение трудовых книжек – очень ответственный процесс, так как признать запись в трудовой книжке недействительной не так уж просто.

Правовые основы заполнения документа

Статья 66 Трудового Кодекса говорит о том, что правила ведения трудовых книжек определяет федеральный орган исполнительной власти, обладающий соответствующими полномочиями.

Документ, регулирующий порядок ведения и хранения книжек, был издан Правительством РФ 16.04.2003 (постановление «О трудовых книжках», которым утверждены соответствующие правила).

В соответствии с постановлением в трудовой книжке работника должна появиться запись о его работе, если он трудился в организации не меньше 5 дней. Записать сведения должен наниматель по основному месту работы. Речь идёт только о сотрудниках, с которыми оформлен трудовой договор. Информация о гражданско-правовых договорах не должна вноситься в трудовую книжку.

Инструкция по внесению записей в трудовые книжки содержится в постановлении Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 (далее Инструкция).

Неверная запись в трудовой: что делать

Дополнительная информация

Важно знать, как исправить ошибку в одной из самых важных граф трудовой книги – сведениях о документе, на основании которого вносятся данные.В большинстве случаев данные вносятся на основании приказа. Порядок внесения данных о приказе таков: документ, его дата и номер.

Ошибочно менять порядок этих реквизитов. При необходимости изменить запись из-за неверно внесенной информации о приказе запись дублируется, но последняя графа пишется уже без ошибки.

Если в самом приказе была допущена ошибка, в 4 графе должны быть записаны серия и номер отменяющего ее приказа.

Если человек обнаружил в своём главном рабочем документе неточные данные в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях», внести в них корректировки можно двумя способами.
  1. Работник сам обращается в организацию, допустившую ошибку в трудовой книжке, и там исправляют запись.
  2. Нынешний наниматель сотрудника направляет письменный запрос в организацию, внесшую неверную запись, и на основании поступившего оттуда ответа вносит корректировки в трудовую книжку. К своему ответу бывший наниматель должен приложить документ, подтверждающий ошибку в записи и содержащий правильные сведения (например, приказ о приёме на работу или увольнении).

В том случае если организация, допустившая неверную запись в трудовой, реорганизована, исправить ошибку за неё может правопреемник. Если предприятие ликвидировано – изменения вносятся только по новому месту работы (п.28 Правил).

Как нельзя исправлять запись

Признание записи в трудовой книжке недействительной происходит по образцу, установленному Правилами. Самодеятельность в этом вопросе может привести к необходимости замены документа.

Что недопустимо делать с неверными записями:

  • Зачёркивать надпись. Исключение составляют записи о личных данных владельца книжки на титульном листе: имя, фамилия, отчество. При их смене старые сведения зачёркиваются (исключительно одной чертой), а рядом вписываются новые. На оборотной стороне титульного листа указывают реквизиты документов, на основании которых внесены изменения (справка из ЗАГСа, свидетельство о браке и т.д.).
  • Стирать или замазывать ошибку.

Как правильно поступить с недействительной записью в трудовой

После обнаружения ошибки в трудовую книжку по образцу вносится надпись о недействительности записи. Надпись делается в том же разделе, где и ошибочная, на свободном месте. Образец содержится в п.1.2 Инструкции и представляет собой следующий алгоритм действий:

  1. В графе 1 («№ записи»): проставить номер, следующий по порядку за последней записью.
  2. В графе 2 («Дата»): вписать полную дату (чч.мм.гг), когда происходит исправление.
  3. В графе 3: вписать следующий текст «Запись под № (указать порядковый номер неверной записи) недействительна». Строчкой ниже прописывается правильный вариант, то есть как на самом деле должна выглядеть запись.
  4. В графе 4: указать основные реквизиты документа (наименование, номер и дату), подтверждающие информацию в правильной записи.

О том, как внести изменения в трудовую книжку смотрите в ролике

Список самых распространённых ошибок

Дополнительная информация

К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований, в том числе и по хранению. О том, где должны храниться трудовые книжки работников читайте в этой статье.

  1. Неправильное написание личных данных владельца трудовой книжки на титульном листе. Причиной таких ошибок является запись сведений на слух, в результате чего фамилия Сидоренко превращается в Сидаренко, имя Мария – в Марина и т.д. При заполнении личных данных сотрудник кадровой службы обязан сверяться с паспортом. В соответствии с Инструкцией исправление ошибок на титульном листе не может быть произведено, в этой ситуации работнику придётся заводить новую трудовую.
  2. На титульном листе не проставлена печать предприятия, внёсшего первую запись в трудовую книжку. Исправить эту ошибку можно, обратившись в кадровую службу этой организации либо её правопреемника (если произошла реорганизация).
  3. Неправильно записано название организации работодателя. Например, вместо закрытого акционерного общества указано открытое, либо вместо полного наименования указано сокращённое. В этом случае аннулирование записи в трудовой книжке происходит по правилам, указанным в предыдущем разделе.
  4. Должность в трудовой книжке не совпадает с должностью, указанной в приказе о приёме на работу. Также часто встречается несоответствие даты приёма на работу и увольнения.
  5. Пропускается строка между записями в книжке. Инструкция не позволяет оставлять чистых строк между записями с целью предотвратить самостоятельные дописки в трудовой книжке.

Источник: https://otdelkadrov.online/4926-poryadok-obrazets-ispravleniya-nedeistvitelnoi-zapisi-v-trudovoi-knizhke

Как правильно исправить запись в трудовой книжке?

Оформление недействительной записи в трудовой книжке

Трудовая книжка – это особо важный документ, который не только ведет учет трудового стажа, но и помогает в дальнейшем при начислении пенсии. Не все кадровые работники корректно ведут запись в трудовой книжке. «Запись недействительна» – что это значит, и в каких ситуациях фраза появляется в документе?

Чем руководствоваться?

Для того чтобы внести изменение или исправление в трудовую книжку, необходимо изучить те нормативные акты, которые служат опорой для любого работника отдела кадров. К ним относятся:

  • ТК РФ, а именно те части, в которых прописано, какие формулировки имеют место быть в трудовой книжке.
  • Правила по ведению и хранению трудовых книжек, утвержденные Правительством РФ. Здесь прописано как нужно вести и хранить бланки трудовых и вкладышей к ним, а также, кто имеет право изготавливать данные документы и распространять.
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10. 10. 2003 № 69, где прописываются правила заполнения бланка трудовой. Более конкретно это п.1.2, п.2.3 и п.2.4.

Признание недействительной записи в трудовой книжке или внесение каких-либо дополнений должно быть основано на одном из пунктов вышеуказанного документа.

Изменение, исправление или дополнение?

Запись в трудовой книжке «запись недействительна» – что это? Дополнение, исправление или изменение сделанной до этого отметки?

Понятия «изменение» и «дополнение» говорят соответственно об изменении или дополнении ранее внесенной верной (это самое главное) записи. Исправление же предполагает замену ошибочно внесенной, некорректной записи.

Кто может делать исправления?

«Запись считать недействительной» – в трудовой книжке может написать далеко не каждый и не по любому поводу. Без данных полномочий и без необходимого повода что-либо указывать в документе запрещено. Если вдруг гражданин обнаружил в своей трудовой ошибки, то исправить их можно либо по месту прежней работы, где они были совершены, либо на новой работе, либо в суде.

Корректировать записи в трудовых может специалист, у которого есть на это полномочия. Такие полномочия дает специальный приказ руководителя о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.

В больших организациях трудовые принимаются, ведутся и хранятся в отделе кадров. На малых предприятиях этим занимается либо сам руководитель, либо то лицо, которое назначено ответственным.

Это может быть бухгалтер, секретарь или любой сотрудник, на которого составлен соответствующий приказ.

Если работа предоставлена физлицом, то вести и уж тем более делать какие-либо правки в трудовой книжке, такой работодатель не имеет права.

Если обнаружена ошибка

Ошибки в основном находят те сотрудники, которые ведут трудовые. Иногда их обнаруживают сами работники после увольнения. Недочёты всплывают и при проведении ревизии кадровых документов.

К типичным ошибкам можно отнести:

  1. Неверно указаны данные о сотруднике. Если ошибка обнаружена на титульном листе, где указаны основные сведения, нужно собрать и представить все необходимые документы: паспорт, диплом об образовании, свидетельство о браке или о разводе. Далее подается заявление работодателю с просьбой об исправлении ошибочной записи. После, основываясь на представленных данных и заявлении, делается запись в трудовой книжке: «Запись недействительна». Ставится дата и подпись уполномоченного лица. В случае, если ранее была сделана ошибка в фамилии, имени или отчестве, сотруднику придется идти в суд для обоснования принадлежности ему трудовой книжки и корректировки данной записи.
  2. Неверно указаны сведения в разделах трудовой книжки. Если сотрудник уже устроился в новую организацию, а ошибка был сделана на предыдущем месте работы, то гражданин должен написать заявление бывшему начальнику о предоставлении необходимых документов, основываясь на которых новый работодатель исправит ошибку и внесет верные данные. Если предприятие, где сделали ошибку в трудовой, было ликвидировано или закрыто, можно запросить нужные документы в архиве того города, где организация была зарегистрирована.

Формулировка – «запись недействительна» – в трудовой книжке, образец которой представлен ниже, должна сопровождаться порядковым номером записи, подписью сотрудника и датой, на которую запись была исправлена.

Общие правила исправления

Некорректные данные, которые были обнаружены в разделах, нельзя зачеркивать, подчищать или поправлять. Допустимо лишь поставить запись в трудовой книжке: «Запись недействительна». Под определенным номером с указанием верных данных.

Если исправления нужно сделать на первой странице, то там допустимо зачеркивание старой информации, но рядом нужно написать актуальную. При этом на корочке трудовой необходимо ссылаться на документы, на основании которых делается исправление.

Исправлять можно либо синей, либо черной ручкой, желательно гелевой. Эти чернила устойчивы к свету и влаге. Слова сокращать нельзя.

Алгоритм корректировки

Исправление как в трудовой книжке сделать? «Запись недействительна» – это только начальный этап корректировки записи. Рассмотрим общий алгоритм:

  1. В первой графе нужно поставить номер по порядку, следующий за тем, который был в предшествующей записи.
  2. В следующей графе проставляется дата, на момент которой делается исправление.
  3. В третьей – делается запись: «Запись за номером…недействительна». В этой же графе необходимо написать верные данные.
  4. Четвертая графа должна быть заполнена ссылкой на приказ, который содержит верные данные.

Как правильно внести фразу: «Запись считать недействительной»? В трудовой книжке образец представлен чуть ниже.

Если ошибка сделана на титульном листе, то алгоритм исправления следующий:

  1. Одной чертой необходимо зачеркнуть старую запись.
  2. Рядом с зачеркнутой записью написать актуальную информацию.
  3. На корочке трудовой нужно прописать ссылку на тот документ, который подтверждает изменения.
  4. Ссылка должна быть заверена печатью организации и подписью уполномоченного сотрудника.

Судебное предписание

Если на судебном заседании вынесено решение о незаконном увольнении, то на работе должны признать запись в трудовой книжке недействительной и восстановить сотрудника. Все эти действия должны быть отражены документально.

В третьей графе после записи о недействительности предыдущей формулировки должна идти информация о восстановлении сотрудника, а в четвертой – ссылка на соответствующий документ (это будет приказ о восстановлении).

Корректирующая запись должна начинаться в этом случае с названия организации.

Также работник может получить дубликат трудовой, где руководитель обязан переписать все записи, кроме той, что признана судом недействительной. При этом на выдаваемой трудовой книжке нужно сделать пометку о выдаче дубликата, а на развороте следует указать, что это дубликат. Никаких документов сотрудник при этом не предоставляет.

Отдельные случаи

Если ошибка найдена в дате внесения записи о приеме на работу, то нужно сделать следующее:

  1. В первой графе поставить порядковый номер.
  2. Во второй – дату внесения корректировки.
  3. В третьей графе написать: «Запись за № … недействительна», а ниже ту же формулировку, что и в предыдущей записи, но с правильной датой приема.
  4. В четвертой графе – реквизиты приказа о приеме.

А если ошибка обнаружена в нумерации? Да еще, к примеру, если сотрудник сменил несколько организаций или переводился с должности на должность, и между ошибочной и последней нумерацией большое количество записей. Опытные кадровые работники советуют не трогать промежуточные записи, а признать недействительным только номер в последней записи, чтобы общее количество записей в трудовой совпадало.

Бывает, что нумерация повторяется, но записи имеют разную дату. Что делать, чтобы не испортилась трудовая книжка? «Запись недействительна» – текст указывается для номера и даты, являющихся неверными.

Если у записей и номер, и дата одинаковые, то нужно к номеру неверной записи добавить букву «а» и далее ссылаться на номер с буквой «а». Если у записи нет номера, то его надо проставить, а потом ссылаться при исправлении на этот номер.

Если без номера оказалась предыдущая запись, то в трудовой можно просто написать: «Предыдущая запись недействительна». И проставить все необходимые реквизиты.

Источник: https://FB.ru/article/306450/kak-pravilno-ispravit-zapis-v-trudovoy-knijke-zapis-nedeystvitelna-obrazets-ispravleniya

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.