Оформление и ведение трудовых книжек

Содержание

Оформление и ведение трудовых книжек

Оформление и ведение трудовых книжек

добавлено: 16-12-2003
просмотров: 153056

  • Необходимые записи при ведении трудовых книжек
  • Правила внесения записи об увольнении
  • Право работника на информацию о записях
  • Правила внесения исправлений
  • Порядок выдачи работнику трудовой книжки при увольнении

Запись о приеме на работу – это начало заполнения содержательной часта трудовой книжки в данной организации.

В дальнейшем в трудовую книжку должны вноситься дополнительные сведения, отражающие специфику трудовой деятельности работника и происходящие в организации изменения. Внесение всех необходимых записей, т. е.

ведение трудовой книжки, регламентировано Инструкцией, однако нередко вызывает трудности у практиков и сопровождается многочисленными ошибками.

Одной из наиболее распространенных ошибок является отсутствие в трудовых книжках следующих сведений:

– о присвоении рабочему нового разряда или об установлении второй и последующих профессий;

– о выполнении работ по вновь установленной профессии;

– о работе в составе специализированной или комплексной бригады с одновременным указанием совмещения нескольких профессий;

– о переводе работника на другую постоянную работу.

Эта информация должна быть внесена в трудовую книжку в том же порядке, что и сведения о приеме на работу.

! Другой серьезной ошибкой является отсутствие информации об изменении наименования организации, структурного подразделения или должности. Записи об этих изменениях вносятся отдельной строкой в графе 3 на основании свидетельств о регистрации, приказов вышестоящих организаций или приказов руководителя данной организации.

По желанию работника в трудовую книжку может быть внесена запись о его работе по совместительству (ч.5 ст. 66 ТК РФ). Запись о работе по совместительству вносится по основному месту работы на основании соответствующей справки.

Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения на дневных отделениях (в т. ч. подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений.

Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов.

Период прохождения указанными лицами производственной практики и выполнение научно-исследовательской хоздоговорной тематики подтверждается соответствующими справками с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы.

На основании этих справок, являющихся документами строгой отчетности и подлежащих хранению в личных делах, в трудовую книжку вносятся сведения о работе в период практики или о выполнении научно-исследовательских работ (п. 2.15 Инструкции).

Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, ранее не работавшим и не имеющим трудовые книжки, сведения о производственной практике и выполнении научно-исследовательских работ вносятся на основании представленных справок теми организациями и предприятиями, где они в дальнейшем будут работать (п. 2.16 Инструкции).

Трудовые книжки в ряде случаев должны содержать дополнительные записи, отражающие особенности ра боты в отдельных отраслях народного хозяйства, например, сезонные работы.

Работникам, занятым на сезонных работах в тех отраслях народного хозяйства, где действующим законодательством допускается суммирование периодов сезонной работы и сохранение непрерывного трудового стажа при возвращении в установленный срок на сезонную работу после, межсезонного перерыва, в графе 3 раздела “Сведения о работе” записывается: “Непрерывный стаж работы сохраняется”. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа для назначения пособий по государственному социальному страхованию в трудовую книжку по последнему месту работы в графе 3 записывают: “Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца и года” (п. 2.18 Инструкции).

Раздел трудовой книжки “Сведения о работе” заканчивается записью об увольнении работника.

Причина увольнения, указанная в трудовой книжке, должна точно соответствовать формулировкам статей ТК РФ и содержать ссылки на эти статьи и их пункты.

При внесении записи об увольнении в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 – дата увольнения (дата последнего дня работы), в графе 3 – причина увольнения, в графе 4 -основание внесения записи (дата и номер приказа).

После внесения сведений об увольнении все записи о работе в данной организации заверяются подписью руководителя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью отдела кадров.

Отсутствие состава удостоверения (подписи, печати или того и другого) после записи об увольнении лишает юридической силы всю систему записей о работе гражданина в данной организации. Незаверенная информация о трудовой деятельности потребует в дальнейшем специального подтверждения с помощью архивных справок или судебных решений на основе свидетельских показаний.

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении вносятся администрацией организации после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Записи должны вноситься разборчиво, без помарок, перьевой или шариковой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

Работник имеет право своевременно получать информацию о записях, сделанных в его трудовой книжке, поэтому администрация организации обязана знакомить владельца книжки (вкладыша) с каждой записью о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении.

Факт ознакомления работника с записью в трудовой книжке должен быть подтвержден письменно. Однако это не предполагает получения визы ознакомления работника на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Расписка работника должна появиться в графе 6 разд. 3 личной карточки Т-2 (п. 2.4 Инструкции).

В самой же трудовой книжке работник расписывается только один раз на титульном листе при заведении трудовой книжки ранее не имевшему ее работнику.

Если организация работает в условиях территориальной разобщенности ее структурных подразделений (участков), Инструкцией предусмотрено проводить ознакомление с записями, внесенными в трудовые книжки, в заочном порядке путем высылки владельцам книжек соответствующих извещений с последующей отметкой об этом в личной карточке Т-2 (п. 2.4).

Записи в трудовую книжку вносятся от руки, и как всякий рукописный документ, книжка может иметь ошибки, которые невозможно “стереть”, как при компьютерной подготовке документа.

Распространенной ошибкой работников кадровых служб является исправление неверной информации путем ее зачеркивания и внесения рядом с зачеркнутым словом правильной записи с пометкой на полях “Исправленному верить”, удостоверенной подписью и печатью.

Однако зачеркивание неправильных или неточных записей в содержательной части трудовой книжки не допускается (п. 2.9 Инструкции). Еще более серьезной ошибкой следует считать исправление неправильной даты сведения о работе посредством её жирной обводки, зачастую без всяких пояснений.

Правильным вариантом исправления неверной записи является её переписывание заново, под следующим (очередным) порядковым номером, в правильном виде, со ссылкой на дату и номер приказа (распоряжения) руководителя организации, запись из которого была неверно отражена в трудовой книжке.

Исправленные сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, увольнениях и др. должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения. В случае утраты приказа или распоряжения или несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания (надпись “со слов”) не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей (п. 2.8 Инструкции).

! При исправлении неверных записей обязательно следует учитывать, когда и где внесена неправильная запись.

Исправление записей в трудовой книжке производится той организацией, которая внесла запись.

Если эта организация ликвидирована, исправление вносится правопреемником, а при его отсутствии – вышестоящей организацией, которой была подчинена ликвидированная организация.

Если и вышестоящая организация больше не существует, то владелец трудовой книжки должен хранить собранные им архивные документы, подтверждающие трудовой стаж, до момента оформления пенсии. Никакие исправления в записях в этом случае не делаются.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

Наряду со сведениями о работе в трудовые книжки вносятся сведения о награждениях за успехи в работе (ч. 4 ст. 66 ТК РФ).

Действующая Инструкция предполагает внесение сведений не только о награждениях, но и о поощрениях, однако ТК РФ это не предусмотрено. Очевидно, что принятие нового ТК РФ и введение его в действие с 01.02.

02 требует внесения изменений в Инструкцию с целью ее приведения в соответствие с требованиями ТК РФ.

Раздел трудовой книжки “Сведения о награждениях” заполняется аналогично разделу “Сведения о работе”: в графе 3 в виде заголовка пишется наименование организации; ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2

ставится дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись, со ссылкой на дату, номер и наименование документа.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

После заполнения всех страниц соответствующего раздела трудовой книжки для продолжения ее ведения в книжку подшивается вкладыш. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

Заполнение вкладыша производится в том же порядке, что и заполнение трудовой книжки.

О каждом выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью “Выдан вкладыш” с указанием его серии и номера (п. 3.2 Инструкции).

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы).

Если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника или его отказом от получения трудовой книжки, работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ). Следует отметить, что факт отказа работника (присутствующего на работе) от получения трудовой книжки в день увольнения должен быть подтвержден письменно посредством составления акта, с которым работника необходимо ознакомить под расписку.

! При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается его ближайшим родственникам или высылается по почте по их требованию. При этом в трудовой книжке под очередным номером делается запись: “Работа прекращена в связи со смертью”.

Если работник длительное время отсутствует на работе по невыясненным причинам и место его нахождения неизвестно, требуется судебное решение о признании работника безвестно отсутствующим. На основании этого решения трудовой договор с работником прекращается, а в трудовой книжке делается запись: “Работа прекращена с признанием судом безвестно отсутствующим”.

Указанные записи вносятся в трудовую книжку на основании изданного руководителем организации приказа об исключении работника из списочного состава.

Источник: https://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=000204

Трудовые книжки. Глава 2. Общие правила оформления трудовых книжек

Оформление и ведение трудовых книжек

Согласно п.1.1 Инструкции записи дат во всех

разделах

трудовых книжек производятся

арабскими цифрами

(число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: “05.09.2003”.

Согласно п.1.1 Инструкции записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Недопустимость сокращений

Согласно п.1.1 Инструкции записи производятся аккуратно и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать “пр.” вместо “приказ”, “расп.” вместо “распоряжение”, “пер.” вместо “переведен” и т.п.

Состав сведений, вносимых в трудовые книжки

Согласно ч.4 ст.66 ТК РФ и п.4 Правил в трудовую книжку вносятся:

• сведения о работнике,

• выполняемой им работе,

• переводе на другую постоянную работу,

• об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и

• сведения о награждении за успехи в работе.

Согласно ч.4 ст.66 ТК РФ и п.5 Правил сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Язык

Согласно п.6 Правил трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Соответствие приказу

Согласно п.10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Сроки внесения записей

Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Согласно п. 10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения.

Лицо, которому поручено вести трудовые книжки работников, должно уложиться в эти установленные законом сроки.

Порядковый номер

Общее правило

Согласно п.11 Правил все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

Случаи-исключения

Из общего правила есть исключения.

Так, согласно п. 3.2.

Инструкции при переименовании организации заполняются только графы 3 и 4 трудовой книжки: “Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки делается запись: “Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то”, а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер”.

При заполнении дубликата трудовой книжки не нумеруется запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы. 

Согласно п. 7.

2 Инструкции, если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе “Сведения о работе” в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами. Инструкция и Правила не говорят о необходимости нумеровать саму запись о трудовом стаже.

Заголовки (наименования работодателей) в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о трудовых книжках» не нумеруются.

Ознакомление работника с записями

Согласно п.12 Правил с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Согласно п.35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил1).

При заполнении трудовой книжки впервые работник также расписывается на титульном листе трудовой книжки, заверяя своей подписью правильность внесенных сведений. 

Аналогично работник расписывается на титульном листе дубликата трудовой книжки, вкладыша в трудовую книжку.

Лица, ответственные за ведение трудовых книжек

Согласно п.45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Лицо, указанное в таком приказе, и будет иметь право заполнять и заверять своей подписью записи, внесенные в трудовую книжку.

Согласно тому же п.45 Правил за нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Наличие приказа, которым назначается лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, практически всегда проверяют инспекторы Гострудинспекций при проведении проверок2.

Обратите внимание, назначать ответственным за работу с трудовыми книжками можно того работника, который должен выполнять такую работу согласно трудовому договору (соглашению к трудовому договору) или его должностной инструкции.

Например, работодатель не вправе принудительно в одностороннем порядке путем издания такого приказа заставить секретаря или офис-менеджера вести трудовые книжки, если они не согласны, а их должностными инструкциями и трудовыми договорами подобные обязанности не предусмотрены.

Согласно ст. 60 ТК РФ «запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами».

1 В п.36 Правил говорится о случаях, когда в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку на руки невозможно: в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки.

2 Образцы таких приказов приводятся в главе 9.

Источник: https://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/trudovye-knizhki/glava-2-obshchie-pravila-oformleniya-trudovykh-knizhek/

Электронные трудовые книжки с 2020 года

Оформление и ведение трудовых книжек

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).

Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме.

Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. 

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. 

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронных трудовых книжках

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

  • Ф.И.О. работника;
  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (профессия, специальность);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д.

Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

  • у последнего работодателя;
  • по запросу в ПФР или МФЦ;
  • в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным.

Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронных трудовых книжек

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников.

Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок – 30 июня 2020 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, также электронную трудовую книжку.

Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч.

4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением.

Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления.

При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Источник: https://buh.ru/articles/documents/99746/

Трудовая книжка работника в 2019 году

Оформление и ведение трудовых книжек

Трудовая книжка – обязательный документ кадрового учета, содержащий сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязаны все работодатели, как организации (вне зависимости от организационно-правовой формы), так и ИП. Исключение сделано лишь для работодателей-физических лиц (не зарегистрированных в качестве ИП).

Трудовые книжки необходимо оформлять по каждому сотруднику, в случае, если он работает более 5 дней и эта работа является для него основной. Для сотрудника, принятого на работу впервые, трудовая книжка открывается не позднее 7 дней с даты трудоустройства.

В трудовую книжку вносятся вся основная информация о работнике, выполняемой им работе, переводах на другие должности, поощрениях и увольнениях. Сведения о взысканиях, наложенных на работника (выговор, предупреждение, штраф) в книжку не заносятся.

Бланк трудовой книжки и вкладыша

В настоящие время действуют две формы трудовых книжек:

  • нового образца (2004 год).
  • старого образца (1973 год).

Если у сотрудника книжка старого образца, она все равно считается действительной и не подлежит замене на новую (образца 2004 года). Все книжки (как старого, так и нового образца) заполняются по новым правилам.

Вкладыш в трудовую книжку (скачать бланк).

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Трудовая книжка заполняется на основании следующих документов:

  • приказ о приеме на работу, переводе, поощрении, увольнении;
  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • диплом, аттестат, сертификаты о повышении квалификации и иные документы, подтверждающие образование, квалификацию и специальные знания работника.

При заполнении трудовой книжки необходимо учесть следующие требования:

  • язык заполнения – русский;
  • даты указываются арабскими цифрами (например, 01.01.2003);
  • сведения вносятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета;
  • не допускаются никакие сокращения (например, пр. вместо «приказ», распр. вместо «распоряжение» и т.д.);
  • не допускается зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»;

    Примечание: если допущена такая ошибка, то она исправляется путем внесения записи под следующим номером в формате «Запись за номером таким-то недействительна»» и затем, следующей строкой указывается верная запись с дублированием номера и даты приказа.

  • со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке, в которой также дублируются все сведения;
  • в трудовую книжку вносятся сведения также о военной службе, прохождении обучения, повышении квалификации и переквалификации;
  • записи о премиях, выплачиваемых ежемесячно, в трудовую книжку не вносятся.

При заполнении трудовой книжки важно учесть следующие особенности:

  • Заполнение книжки начинается с графы 3, в которой необходимо указать полное и сокращенное наименование организации. Допускается вместо этого поставить печать с указанием наименования. Если работник принимается в филиал – указывается наименование головной организации.
  • После графы 3 заполняется графа 1, в которой указывается порядковый номер записи. При внесении записи должен соблюдаться порядок сквозной нумерации. То есть, если предыдущая запись была под номером 8, следующая будет под номером 9.
  • В графе 2 необходимо указать дату начала работы в соответствии с приказом.
  • В графе 3 (напротив даты начала работы) необходимо указать должность, специальность или профессию с указанием квалификации на которую принят работник и наименование подразделения в котором он будет трудиться.
  • В графе 4 указывается дата и номер приказа о приеме на работу.

Примечание: ознакомится с подробной инструкцией по заполнению трудовой книжки можно здесь.

Образец заполнения трудовой книжки

Образцы заполнения записей в трудовой книжке вы можете посмотреть на этой странице.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Помимо трудовой книжки работодатель должен вести документы по учету и движению трудовых книжек:

Примечание: в случае, если данные книги учета у работодателя отсутствуют на него может быть наложен штраф в размере от 1 000-5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000-50 000 руб. для организации.

Хранение, ведение и выдача трудовых книжек

Ведением и хранением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольших компаниях эту обязанность может исполнять сотрудник отдела бухгалтерии или непосредственно сам руководитель (предприниматель).

Ответственный за хранение и ведение трудовых книжек и ее бланков назначается приказом руководителя (ИП), составленным в свободной форме. Все трудовые книжки должны хранится в сейфе или в несгораемом шкафу. Срок хранения – не менее 50 лет.

Нужно ли вести трудовые книжки микропредприятиям в 2019 году?

Обратите внимание, что обязанность оформлять трудовые книжки для субъектов малого и среднего предпринимательства, отнесенных к микропредприятиям, на 2019 год сохранена.

Изменения, упрощающие кадровый учет микропредприятий, затрагивают только возможность отказа от ведения кадровой документации.

Напомним, что ранее обсуждалась возможность отказа указанных субъектов от ведения трудовых книжек, но из последней редакции документа данное положение было исключено.

Источник: https://www.malyi-biznes.ru/oformlenie-kadrov/trudovoy-dogovor/trudovaya-knizhka/

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.